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Projektmanagement mit Planio

Für die Projektarbeit steht das webbasierte Projektmanagementsystem Planio zur Verfügung. Das Management von Projekten stellt in vielen Fällen eine komplexe Aufgabe dar und erfordert eine ganzheitliche Planung und Steuerung projektbezogener Aufgaben. Die Erreichung der Projektziele hängt entscheidend von der effizienten Zusammenarbeit verschiedener Personengruppen ab. Mit dem System können Projektbeteiligte ihre Zusammenarbeit und Orientierung an den Projektzielen maßgeblich verbessern. Planio steht  für alle Einrichtungen der Philipps-Universität zur Verfügung. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern ist möglich.

Anmeldeverfahren

Screenshot - Planio Anmeldefenster

  • Personen mit zentralem Benutzerkonto (Uni-Account) für Bedienstete oder Studierende melden sich über den Web-Login-Dienst Shibboleth an. Dazu nach dem Aufruf der Dienst-Seite auf "Anmelden mit Uni-Account" klicken. Nach der Authentifizierung wird zu Planio weitergeleitet.
  • Externe Projektmitglieder geben bitte direkt ihren Mitgliedsnamen (E-Mail-Adresse) und ihr Passwort ein. Über den Link "Passwort vergessen?" kann ein neues Passwort gesetzt werden.

Zielgruppe

Bedienstete, Studierende, externe Projektmitglieder

Voraussetzungen

  • Zentrales Benutzerkonto (Uni-Account) für Bedienstete, um an Projekten mitzuarbeiten und um Projekte zu verwalten
  • Zentrales Benutzerkonto (Uni-Account) für Studierende, um an Projekten mitzuarbeiten
  • Externe Personen können einen Zugang erhalten, wenn sie an einem von der Philipps-Universität betreuten Projekt mitarbeiten.

Formulare

Ein Zugang zu Planio kann von einer Person mit Uni-Account für Bedienstete über folgendes Webformular beantragt werden:

Projektleiter*innen können für Studierende und externe Personen unter Angabe des jeweiligen Projekts einen Zugang für diese beantragen. In diesem Fall sind Projektleiter*innen dafür verantwortlich, dem Hochschulrechenzentrum das Ende der Mitarbeit an einem Projekt mitzuteilen, damit die jeweiligen Zugänge gesperrt werden können.

Neue Projekte

Neue Projekte können nur von einer Person mit Uni-Account für Bedienstete über folgendes Webformular beantragt werden:

Um die Übersichtlichkeit zu wahren, folgt die Benamung von Projekten einer festen Nomenklatur. Bitte machen Sie sich vor der Beantragung eines neuen Projekts daher kurz Gedanken zu einen passenden Projektnamen und um eine Kennung, die Teil der Projekt-URL wird. Es wird immer ein Ordnungsmerkmal (z.B. fb11-...) vorangestellt. Weitere Infos zur Benamung von Projekten erhalten Sie in o.g. Webformular.

Projekte schließen, archivieren oder löschen

Projektleiter*innen können Projekte archivieren lassen oder in Ausnahmefällen die Löschung beantragen. Schreiben Sie eine E-Mail an planio@hrz.uni-marburg.de unter Angabe des zu archivierenden oder löschendes Projektes.

  • Projekte schließen

    Wenn Projekte in Planio beendet sind, sollten Sie von der*dem Projektleiter*in geschlossen werden. Mit dem Schließen werden die Projekte aus dem aktiven Bestand herausgenommen und können nicht mehr bearbeitet werden. Damit verschwinden alle Aufgaben, Tracker usw. aus dem Sichtfeld der Projektbeteiligten.

    Zum Schließen eines Projekts rufen Sie als Projektleiter*in die Übersichtsseite des Projekts auf und klicken dort oben rechts auf das Schloss-Symbol.

    Geschlossene Projekte können, sofern sich hierzu eine Notwendigkeit ergibt, von der Projektleitung wieder geöffnet werden - sie sind also nicht ganz weg.

  • Projekte archivieren

    Sind Projekte im Status "geschlossen" und es besteht auch absehbar keine Notwendigkeit mehr, diese wieder zu öffnen, können Sie diese archivieren lassen. Die Projekte sind dann völlig aus Ihrem Sichtfeld verschwunden, können aber bei Bedarf durch die Administration wieder aus dem Archiv heraus aktiviert werden. Nutzen Sie zur Archivierung und Ent-Archivierung bitte die o.g. E-Mailadresse.

  • Projekte löschen

    Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit des Projektmanagements werden abgeschlossene Projekte archiviert und nicht gelöscht. Trotzdem kann es Fälle geben, in denen Projekte gelöscht werden sollen, etwa weil es sich um ein für eine Schulung angelegtes Projekt oder ein doch nicht produktiv genutztes Projekt handelt. In diesem Fall können Sie die Löschung des Projekts über das Formular beantragen. Ggf. holen wir dafür das Einverständnis anderer Prolektleiter*innen ein, denn die Daten werden in diesem Fall unwiederbringlich gelöscht.

Anleitungen (Videos)