02.12.2011
Ganzheitlicher Ansatz für Lehre und Studium: Philipps-Universität erarbeitet ein leistungsstarkes Studierendenverwaltungssystem
Großprojekt zur Einführung eines integrierten Campus-Managements gestartet
Nach einer rund einjährigen intensiven Vorbereitungsphase startete kürzlich das Großprojekt zur Einführung eines integrierten Campus-Managements (iCM) an der Philipps-Universität Marburg. Die unter der Leitung des Vizepräsidenten für Informations- und Qualitätsmanagement, Professor Dr. Joachim Schachtner, gegründete Lenkungsgruppe Campus-Management vereinigt die Kompetenz aller relevanten Gruppierungen der Universität, die in die vielfältigen Prozesse des Studienmanagements eingebunden sind. Zusammen mit dem auf Hochschulen spezialisierten Beratungsunternehmen PeGo consulting fiel nun der offizielle Startschuss für die Neuausrichtung des Studienmanagements. Beim Startworkshop der Lenkungsgruppe nahmen zahlreiche Vertreterinnen und Vertreter der Fachbereiche, der zentralen Verwaltungs- und Service-Einrichtungen, der Stabsstellen Campus Management und Studiengangsentwicklung, der Personalvertretungen sowie Cornelia Pehse, Geschäftsführerin von PeGo consulting teil.
„Die Universitätsleitung verbindet mit dem Projekt iCM die Ziele, den Service für Studierende und Lehrende auszubauen, den Verwaltungsaufwand insbesondere für Lehrende zu reduzieren und die Organisation des Studienbetriebs für alle Beteiligten zu verbessern“ erklärte Schachtner. Die Zielsetzung des Großprojekts beinhalte weit mehr als die Entscheidung für eine bestimmte Software zur Verwaltung des kompletten student life cycle mit Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation, Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Exmatrikulation und Alumni-Aktivitäten. Dazu sei zunächst eine alle Universitätsmitglieder repräsentierende Projektorganisation aufgebaut worden, die in einer ersten Phase über ungefähr ein Jahr die Ist-Prozesse und -Strukturen im dezentralen und zentralen Studienmanagement in allen Fachbereichen und zentralen Verwaltungs- und Serviceeinrichtungen erheben und untersuchen werde, um so eine umfassende Grundlage für eine Entscheidung über die Neuordnung der Studierendenverwaltung zu schaffen. „Transparenz und Partizipation sind die grundlegenden Handlungsmaßstäbe im Projekt iCM. Diese Grundsätze prägen das gesamte Projektvorgehen von der Vorbereitung über die Analyse und Konzeptentwicklung bis zur Einführung des Systems“ betonte Schachtner. Daher lege die Lenkungsgruppe auch besonderen Wert auf die umfassende Information der Gremien und Universitätsangehörigen, beginnend mit dem erweiterten Präsidium über den Senat, die Konferenzen der Studiendekane und Studienberatung, den AStA und die Konferenz der Fachschaften bis hin zur kommenden Personalvollversammlung.
Für die im Dezember beginnende Ist-Erhebung in den Fachbereichen wurden zunächst einige Pilotfachbereiche ausgewählt, die unterschiedliche Anforderungen an das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement repräsentieren. Das Untersuchungsvorgehen ist durch eine breite Beteiligung aller an den Aufgaben im Studienmanagement mitwirkenden Personen charakterisiert. Dazu werden Interviews mit allen Fachbereichen und zentralen Verwaltungs- und Service-Einrichtungen geführt. „Insbesondere von den befragten Studierenden erwarten wir uns eine komplementäre Sicht auf die Schwächen des bisherigen Verwaltungssystems und auf Anforderungen an das zukünftige“, streicht Schachtner die Bedeutung der Studierendensicht für die Gewinnung einer 360 Grad-Perspektive auf die komplexen Vorgänge heraus.
Aus den Interview-Ergebnissen werden die Soll-Konzeptionen in fachbereichs- und organisationsübergreifenden Workshops entwickelt. Die so entstandenen Grobkonzepte für die priorisierten Prozesse des Studienmanagements dienen als wesentliche Grundlage für die Auswahl eines adäquaten Campus-Management-Systems für die Philipps-Universität. Dieses wird unter Beteiligung von Anwendern sowie eines professionellen Beratungsunternehmens vom Hersteller an die spezifischen Marburger Bedürfnisse angepasst und voraussichtlich ab 2013 implementiert. „2015 soll das System nach einer ausführlichen Testphase den Studierenden mit allen features inklusive Online-Funktionen zur Verfügung stehen“, umreißt die Lenkungsgruppe den Zeitplan.
„Die Einführung eines integrierten Campus-Managements ist im Wesentlichen eine Prozess- und Organisationsentwicklung. Der beschrittene Weg der Philipps-Universität, vor der Systemauswahl und -einführung die Prozesse und Strukturen zu analysieren und zu gestalten ist vorausschauend und professionell, “ erläutert Cornelia Pehse das Vorgehen. Nicht zuletzt deswegen wird die konzeptionelle und operative Arbeit der diversen Campus-Management-Arbeitsgruppen von einer eigenen AG Kommunikation unterstützt, die Zielsetzungen und Anforderungen des Großprojekts an die Beteiligten heranträgt.
Das Projekt iCM ist eine Prozess- und Organisationsentwicklung im dezentralen und zentralen Studienmanagement zur Vorbereitung der Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems. Mit der Systemeinführung und der optimalen Gestaltung aller Prozesse und Strukturen im Studienmanagement wird sich der Service für Studierende, Lehrende sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Organisation ihres Universitätsalltags deutlich erhöhen. Der Verwaltungsaufwand im Studienbetrieb wird deutlich reduziert. iCM wird von der Lenkungsgruppe Campus-Management unter Leitung des Vizepräsidenten Informations- und Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Schachtner, getragen und durch das auf die Beratung von Hochschulen und die Einführung von Campus-Management-Systemen spezialisierte Beratungsunternehmen PeGo consulting unterstützt. Die Finanzierung erfolgt mittels beim Land Hessen eingeworbener Gelder.
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Prof. Dr. Joachim Schachtner
Vizepräsident für Informations- und Qualitätsmanagement
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