Die Philipps-Universität auf dem Weg zum digitalen Campus der Zukunft

iCM-Koordinatorin Susanne Brunner und Prof. Dr. Joachim Schachtner, Vizepräsident für Informations- und Qualitätsmanagement sowie Projektleiter (Foto: Pressestelle der Philipps-Universität / Gabriele Neumann).

„Einen sehr wichtigen Schritt auf dem Weg zum Studienmanagement der Zukunft“ nennt Vizepräsident Professor Dr. Joachim Schachtner die Entscheidung für das  integrierte Campus-Management-System HISinOne. Das Projekt „Integriertes Campus-Management“ (iCM) soll an der Philipps-Universität Marburg ein neues, ganzheitliches System für das Studienmanagement in allen Aspekten einführen. Alle Beteiligten – von den Studierenden bis hin zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Fachbereichen werden davon profitieren. Schachtner erläutert: „Dank des ausführlichen Vorprojekts, das von allen Bereichen der Universität mitgetragen wurde, verfügen wir neben einer Ist-Analyse des aktuellen Studienmanagements über einen klaren Anforderungskatalog, der die Basis für die Anbieterauswahl war.“ Mit HISinOne sei ein System gefunden worden, das auf modernster technischer Basis alle Wünsche an ein effizientes Werkzeug zum Management des universitären Alltags erfüllen könne.

Schachtner betont, dass es bei iCM um mehr gehe als um Auswahl und Einführung einer Software: „Wir erleben dieses Projekt vor allem als Organisationsentwicklung, das die Lenkungsgruppe, die Dekanate sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung ebenso wie in den Fachbereichen gleichermaßen mittragen“, führt er aus. Ein Vorprojekt beschäftigte sich zunächst mit einer Ist-Analyse sowie einer Anforderungserhebung. Gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der Fachbereiche und der zentralen Verwaltungs- und Service-Einrichtungen wurde in einer Reihe von Workshops definiert, wie die Verwaltungsabläufe zukünftig organisiert sein sollen. Daraus wurden die spezifischen Anforderungen an ein integriertes Campus-Management-System abgeleitet. Dieser Anforderungskatalog diente als Grundlage für die Bewertung der unterschiedlichen Campus-Management-Systeme, die schließlich in der Empfehlung der Lenkungsgruppe iCM an das Präsidium zur Auswahl von HISinOne mündete.

Für diesen inneruniversitären Prozess seien Transparenz in der Kommunikation und Beteiligung aller Betroffenen außerordentlich wichtig gewesen, führt Projektkoordinatorin Susanne Brunner aus. Die hohe Bereitschaft zur Mitarbeit im iCM Projekt hebt Cornelia Pehse hervor, die mit dem Beratungsunternehmen PeGo consulting den Prozess von Anfang an begleitet hat und auch die Systemeinführung unterstützen wird: „Das ist eine echte Marburger Besonderheit.“ Davon schwärmt auch Projektleiter Schachtner: „Das hohe Commitment aller Beteiligten ist auch über den langen Zeitraum des Vorprojekts konstant geblieben, und wir haben mit der Beratungsfirma, die wir dazu geholt haben, einen sehr guten Griff getan.“ Die tiefe und ausführliche Evaluation habe sich gelohnt, die Philipps-Universität sei sehr gut aufgestellt.

„Bis wir ab September das neue System zusammen mit dem Anbieter einführen, gibt es eine Menge zu tun, zum Beispiel die Mitglieder der Universität zu informieren, eine Roadmap für die Einführung aufzustellen und auch mittels eines uniweiten Wettbewerbs einen prägnanten Namen für das neue System zu finden“, sagt Schachtner. Die Implementierung aller Module soll bis Ende 2016 abgeschlossen sein. Je nach Reihenfolge bei der Einführung der einzelnen Teile werde es bereits früher entsprechende schrittweise Verbesserungen geben.

Das Projekt iCM ist eine Prozess- und Organisationsentwicklung im dezentralen und zentralen Studienmanagement zur Vorbereitung der Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems. Mit der Systemeinführung und der optimalen Gestaltung aller Prozesse und Strukturen im Studienmanagement wird sich der Service für Studierende, Lehrende sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Organisation ihres Universitätsalltags deutlich erhöhen. Der Verwaltungsaufwand im Studienbetrieb wird deutlich reduziert. iCM wird von der Lenkungsgruppe Campus-Management unter Leitung des Vizepräsidenten für Informations- und Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Joachim Schachtner, getragen und durch das auf die Beratung von Hochschulen und die Einführung von Campus-Management-Systemen spezialisierte Beratungsunternehmen PeGo consulting unterstützt. Die Finanzierung erfolgt mittels beim Land Hessen eingeworbener Gelder.

Weitere Informationen:

www.uni-marburg.de/icm

Kontakt

Prof. Dr. Joachim Schachtner
Vizepräsident für Informations- und Qualitätsmanagement
Tel.: 06421-28- 26240
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