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Ablauf und Organisation eines ERASMUS-Aufenthaltes

Mit Ihrer Bewerbung auf einen ERASMUS-Platz am Fachbereich für Gesellschaftswissenschaften und Philosophie ist der erste Schritt getan. Für einen erfolgreichen Aufenthalt sind weitere bürokratische Hürden zu nehmen und einige Formulare und Fristen zu beachten. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen daher aufmerksam durch. Viele an uns gestellte Fragen werden auf dieser Webseite bereits beantwortet. 

Vorbereitungen

  • Bewerbung am Fachbereich um einen ERASMUS-Platz

    Alles was Sie rund um die Voraussetzungen eines ERASMUS-Studiums und die Bewerbung wissen müssen, erfahren Sie hier.

  • Anmeldung an der Gastuniversität

    Nachdem wir Ihnen einen ERASMUS-Platz  zugeteilt und Sie diesen akzeptiert haben, werden wir Sie an der Gastuniversität nominieren. Dies geschieht, je nach Frist der Gastuni zwischen März und Juni (Beginn des Aufenthaltes im WS) bzw. Juni und Oktober (Beginn des Aufenthaltes im SS). Nach der Nominierung wird die Gastuniversität zu Ihnen Kontakt aufnehmen und Sie mit allen nötigen Informationen zur Anmeldung versorgen. 

    Die Formalitäten für die Anmeldung sind von Universität zu Universität unterschiedlich, meist wird jedoch eine Application Form (im Formular der Gastuniversität), das Learning Agreement und ein Transcript of Records verlangt. Bei vielen Universitäten können Sie sich ebenfalls für einen Wohnheimplatz bewerben. Zudem wird von einigen Universitäten ein Sprachnachweis gefordert. Bitte erkundigen Sie sich selbstständig und frühzeitig, ob und welches Sprachniveau empfohlen oder gefordert wird und in welcher Form der Nachweis erbracht werden muss. Da wir auch Studierenden ohne perfekte Sprachkenntnisse die Möglichkeit eines Auslandsaufenthaltes geben möchten, akzeptieren wir auch Kandidat*innen mit geringen bis fortgeschrittenen Sprachkenntnissen. Daher liegt es aber auch in Ihrer Verantwortung, sich die nötigen Sprachkenntnisse bis zum Aufenthalt (bzw. bis zum Zeitpunkt, an dem Sie das Sprachzeugnis einreichen müssen) anzueignen.

    Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig um alle Unterlagen und behalten Sie die Frist für die Anmeldung im Auge. Informationen zu den Anmeldeformalitäten und -erfordernissen erhalten Sie im Normalfall nach Ihrer Nominierung per E-Mail vom ERASMUS-Büro der jeweiligen Gastuniversität sowie unter den Links auf den Seiten unserer Partneruniversitäten.

  • Learning Agreement erstellen

    Beginnen Sie schon frühzeitig mit den Überlegungen, was Sie im Ausland studieren möchten. Sollte noch kein aktuelles Vorlesungsverzeichnis zur Verfügung stehen, orientieren Sie sich gerne an dem aus den Kursen des Vorjahres - vor Ort sind in der Regel sowieso noch einmal Changes zu erstellen. Das Learning Agreement (LA)erstellen Sie in Mobility Online. Bitte achten Sie auf eine ausreichende Gesamt-ECTS-Zahl (pro Semester sind 30 ECTS-Punkte zu erbringen, davon können maximal 10 Credits durch Sprachkurse oder ähnliche nicht-studienrelevante Veranstaltungen erbracht werden) und geben, wenn möglich, einen Link zum Online-Kursangebot der Gasthochschule an. Nachdem Sie Ihr LA in Mobility Online erstellt haben, wird Ihre ECTS-Koordinatorin, Frau Ulrike Bieker, die Kurse im System prüfen und Ihr LA entweder akzeptieren oder ablehnen. In beiden Fällen werden Sie über die Entscheidung per Mail informiert.

    Wenn Ihr LA akzeptiert wurde, müssen Sie es im nächsten Schritt ausdrucken, selbst unterschreiben, ggf. Unterschriften aus anderen Fachbereichen einholen (z. B. wenn Sie sich Kurse für Exportmodule an anderen Fachbereichen o. ä. anrechnen lassen möchten) und das LA dann bei Frau Ulrike Bieker einreichen, damit es auch hier noch einmal unterschrieben werden kann. Es wird daraufhin automatisch an Ihre Gasthochschule geschickt und, sobald die vollständig unterschriebene Version zurückgekommen ist, in Mobility-Online hochgeladen.

    Sollte das LA in seiner ersten Form abgelehnt werden, erfahren Sie per Mail die genauen Gründe für die Ablehnung (z. B. zu wenig ECTS-Punkte, Passgenauigkeit der Anrechnung etc.) und haben die Möglichkeit, Ihre Kurswahl noch einmal zu verändern und das LA dann erneut einzureichen.

  • Sprachtest OLS

    Vor dem Auslandsaufenthalt mit Erasmus+ muss ein Online-Sprachtest durchgeführt werden. Der Test wird auf einem externen Portal durchgeführt. Die Zugangsdaten werden ihnen vom International Office der Philipps-Universität per Email zugeschickt. Bei Bedarf kann zusätzlich ein Sprachkurs auf der OLS-Plattform absolviert werden. Er ist nicht verpflichtend, darf aber gerne genutzt werden, um Ihre Kenntnisse der Unterrichtssprache zu verbessern. Nach dem Kurs in der Unterrichtssprache kann auch noch ein Kurs in einer oder mehrerer Landessprachen absolviert werden, wenn Sie das möchten. Nach dem Auslandsaufenthalt muss ein weiterer Sprachtest abgelegt werden. Mehr Infos zu OLS, den Tests und den Kursen finden Sie hier.

  • Rückmeldung und Beurlaubung

    Sie können sich für die Zeit, die Sie im Ausland studieren, beurlauben lassen. Dann werden die Fachsemester angehalten und nur die Hochschulsemester weitergezählt. Außerdem können Sie sich bei Beurlaubung den Betrag für das Semesterticket vom AStA zurückerstatten lassen (funktioniert - bei bestätigtem Auslandsaufenthalt - allerdings auch ohne Beurlaubung). Ihr Semesterticket ist dann ungültig.

    Eine Anrechnung der im Ausland erbrachten Leistungen erfolgt bei einer Beurlaubung in der Regel im auf den Auslandsaufenthalt folgenden Semester. Sollten Sie kurz vor Studienabschluss stehen, prüfen Sie auf jeden Fall sorgfältig die Vorgaben für die Anrechnung um Probleme bei der Anerkennung und eine Studienzeitverlängerung zu vermeiden. Frau Ulrike Bieker wird Ihnen diesbezüglich gerne weiterhelfen.

  • Grant Agreement und Learning Agreement einreichen

    Einige Wochen vor Beginn Ihres Aufenthaltes wird Ihnen vom Referat für Europäische Bildungsprogramme das Grant Agreement zugeschickt. Bitte reichen Sie das unterschriebene Dokument zusammen mit dem vollständigen Learning Agreement spätestens zwei Wochen vor Beginn Ihres Aufenthaltes im Referat für Europäische Bildungsprogramme ein.

Im Ausland

  • Confirmation of Arrival

    Lassen Sie sich innerhalb der ersten Tage Ihre Ankunft im Certificate of Arrival (aus dem Info-Paket) von der Gastuniversität bestätigen und schicken dieses per Fax oder Email an das Referat für Europäische Bildungsprogramme (falls Ihr erstes Learning Agreement nicht vor Ihrer Abreise in Marburg vorgelegen haben sollte, schicken Sie das LA auf jeden Fall mit).

    Nur wenn der Zuwendungsvertrag, das erste Learning Agreement (vollständig unterschrieben) und das Certificate of Arrival dem Referat für Europäische Bildungsprogramme vorliegen, wird die erste Rate des Mobilitätszuschuss ausgezahlt!

  • Changes zum Learning Agreement

    Ihr Learning Agreement muss vor Ihrer Abreise vollständig unterschrieben dem Referat für Europäische Bildungsprogramme und dem Fachbereich 03 vorliegen (d. h. bei Mobility-Online hochgeladen worden sein). Falls sich vor Ort Änderungen Ihres Studienplans ergeben, können Sie analog zum Original-LA in Mobility-Online die so genannten Changes erstellen. Auch die Changes müssen von Ulrike Bieker auf ihre Richtigkeit geprüft, daraufhin von Ihnen sowie der zuständigen Person an Ihrer Gastuniversität unterschreiben und abschließend am besten per Mail an Ulrike Bieker geschickt werden. Sobald dann auch die Marburger Unterschrift auf dem Dokument ist, laden wir die Changes in Ihrem Mobility-Online Account hoch.

    Sollten Sie sich Kurse an anderen Fachbereichen anrechnen lassen wollen, klären Sie die Anerkennung bitte vor Erstellen der Changes bilateral mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen und weisen bei Verschicken der Changes darauf hin, welche Unterschriften zusätzlich noch benötigt werden. Wir leiten das Dokument dann intern weiter, damit es nur vollständig unterschrieben in Mobility-Online hochgeladen wird.

  • Confirmation of Departure

    Spätestens 2 Wochen nach Beendigung Ihres Studienaufenthaltes (= der letzte Tag an der Gastuniversität) muss die Confirmation of Departure (der untere Teil des Confirmation of Study Period-Dokuments) von der zuständigen Person an der Gastuniversität unterschrieben und von Ihnen im Original an das Referat für Europäische Bildungsprogramme in Marburg geschickt werden.

Rückkehr

  • Erfahrungsberichte

    Geben Sie Tipps und wichtige Informationen an die nächste ERASMUS+ Generation weiter! In ihrem MO-Workflow ist ein Formular für einen Erfahrungsbericht vorgesehen. Lassen sie uns gern wissen, was wir zukünftig besser machen können.

  • Anerkennung

    Ihre Gastuniversität wird Ihnen mit einem Transcript of Records (ToR) Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bestätigen. Meistens senden die Partneruniversitäten dieses an die Universität Marburg und Sie werden informiert, sobald es eingetroffen ist. In einigen Fällen händigen die Universitäten das ToR direkt den Studierenden aus. In jedem Fall muss eine elektronische Kopie bei Mobility-Online hochgeladen werden.

    Mit Ihrem Transcript of Records lassen Sie sich Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bei der allgemeinen Studienberatung am Fb03 anerkennen. Für die Anrechnung füllen Sie bitte im Vorhinein das Formular zur Anerkennung von Studienleistungen aus und schicken Sie dieses (im Docx-Format) per . Falls Sie sich nicht alle im Ausland erbrachten Leistungen anrechnen lassen wollen, müssen Sie dies in einem zusätzlichen Dokument kenntlich machen.

  • Auszahlung der letzten Rate

    Erst nachdem die Confirmation of Departure im Referat für Europäische Bildungsprogramme eingegangen und die Anerkennung Ihrer Leistungen geregelt ist, wird Ihnen die letzte Rate des Mobilitätszuschusses vom Referat für Europäische Bildungsprogramme ausgezahlt. Bitte haben Sie Verständnis, dass dies je nach Workload der zuständigen Kolleginnen und Kollegen einige Zeit dauern kann.