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Der Verwaltungsablauf bei einer Promotion

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über wichtige Dokumente und Formalitäten, die im Laufe einer Promotion von Bedeutung sind:

Annahme als Doktorandin oder Doktorand

In den Promotionsordnungen der Fachbereiche sind die Einzelheiten und Voraussetzungen zur Annahme als Doktorandin oder Doktorand geregelt. Der Antrag auf Annahme ist möglichst zu Beginn der Arbeit an der Dissertation zu stellen, denn die Annahme als Doktorandin oder Doktorand bildet den formellen und für alle Beteiligten verbindlichen Rahmen für das Promotionsverhältnis. Neben den Vorteilen durch die gezielte Förderung der Philipps-Universität für Promovierende garantiert Ihnen die Annahme als Doktorand/in das Ablegen ihrer Promotion auch in Sonderfällen, z.B. bei Berufung der Betreuungsperson an eine andere Hochschule. Das zuständige Gremium für alle Anträge im Verlauf eines Promotionsgeschehens ist der Promotionsauschuss des Fachbereichs. Der Ausschuss entscheidet über Ihre Annahme als Doktorandin oder Doktorand, ggf. über Verlängerungen oder Unterbrechungen und auch über den Widerruf der Annahme, falls Sie sich für einen anderen Weg entscheiden und das Promotionsvorhaben "stornieren" möchten. Der Ausschuss setzt auch die individuelle Prüfungskommission zusammen. Die Ansprechpersonen und Mitglieder der Promotionsausschüsse sind auf den Fachbereichsseiten jeweils unter dem Stichwort Gremien verzeichnet.
Bitte beachten Sie, dass Sie in jedem Fall auch die Selbstregistrierung als Doktorand/in über das Onlineportal Marvin vornehmen müssen.

Selbstregistrierung über das Onlineportal Marvin

Sie möchten die Annahme Ihres Promotionsvorhaben an einem Fachbereich der Philipps-Universität beantragen? Sie möchten sich als Doktorand/in („Promotionsstudent/in“) immatrikulieren? Bitte registrieren Sie sich in jedem Fall zunächst über das Onlineportal Marvin. Die Selbstregistrierung ist in jedem Fall verpflichtend und dient als Nachweis für Ihren Status. Sie erhalten darüber Zugang zum Mailaccount (staff) und zum Mailverteiler, den auch Ihre Promovierendenvertretung nutzt. Sie werden außerdem automatisch Mitglied in der Graduierteneinrichtung MArburg University Research Academy (MARA) und können dann die vielseitigen Angebote für sich nutzen. Bitte achten Sie auch auf den jährlichen Aufruf zur Bestätigung Ihrer Daten, der automatisiert über Marvin erfolgt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an marvin@uni-marburg.de.

Immatrikulation

Promovierende haben die Möglichkeit, sich als Studierende zu immatrikulieren. Dadurch können Sie weiterhin das Semesterticket oder die vergünstigten Angebote, etwa in der Mensa oder beim Hochschulsport, in Anspruch nehnmen.

Ordnungen

Die Promotionsordnungen der Fachbereiche regeln die Einzelheiten des Promotionverfahrens von der Annahme bis zum Ablegen der Prüfung. Bitte erkundigen Sie sich in Ihrem Fachbereich, ob es darüber hinaus noch weitere Regelungen oder Hinweise im Zusammenhang mit der Promotion gibt (z.B. Bestimmungen zur kumulativen Promotion).

Betreuungsvereinbarung

Die Betreuungsvereinbarung geht weit über die formelle Betreuungszusage hinaus. Grundsätzlich ist es zu empfehlen, die Möglichkeiten der Betreuungsvereinbarung für Promovierende auszuschöpfen, da sie einen wichtigen Baustein zur Transparenz der persönlichen Promotionsbedingungen und des regelmäßigen wissenschaftlichen Austauschs mit der Betreuungsperson darstellt. Die Betreuungsvereinbarung wird zu Beginn der Promotion zwischen der/dem Doktorand/in und Betreuenden geschlossen und hält die Rechte und Pflichten von Doktorand/in und Betreuer/in für beide Seiten schriftlich fest. Neben dem Thema der Arbeit können Absprachen aller Art (z.B. ein Zeitplan, regelmäßige Fortschrittsberichte, Konferenzteilnahmen etc.) festgehalten werden. Die Philipps-Universität stellt hierfür ein von beiden Seiten auszufüllendes Dokument, eine sogenannte Betreuungsvereinbarung (Downloads deutsch/englisch) zur Verfügung, die in einigen Fällen von den Fachbereichen speziell auf ihre Fachkultur zugeschnitten weiterentwickelt wurde. Bitte erkundigen Sie sich also nach dem für Sie zutreffenden Formular. Zusätzlich gibt es einen Leitfaden zur Vorbereitung auf Betreuungsgespräche und Fortschrittsberichte.

Promotionsabschluss, Widerruf der Annahme, Standortwechsel

Es bleibt häufig unbemerkt, dass jedes formal begonnene Promotionsverhältnis auch formal beendet wird. Im Idealfall endet ein Verfahren mit der Disputation und letztlich mit der Urkundenübergabe, ab der Sie dann den Titel führen dürfen. Wenn Sie die Universität verlassen, weil Ihr Arbeitsvertrag oder Ihr Stipendium endet, wird dadurch jedoch nicht automatisch das Promotionsverhältnis aufgehoben, es bleibt bis zur Diputation bestehen.
Sie können Ihre Promotion auch an einen anderen Standort "umziehen", wenn z. B. Ihre Betreuungsperson an eine andere Hochschule berufen wird. Die neue Universität wird Sie nach der dort gültigen Promotionsordnung neu annehmen und Ihr Verfahren weiterführen, sobald die zuvor verantwortliche Universität das Verfahrensende entsprechend bestätigt. Dazu wenden Sie sich einfach an Ihren Fachbereich.
Auch für den Fall, dass Sie sich für einen anderen Lebensweg entscheiden und das Promotionsvorhaben nicht abschließen wollen, ist ein eigener Verwaltungsschritt notwendig. Wenn Sie also eine Art "Stornierung" anstoßen möchten, können Sie beim Promotionsausschuss den Widerruf der Annahme als Doktorand*in beantragen, ohne dass Ihnen später Nachteile entstehen.

Befristete Beschäftigung

Die Philipps-Universität fördert die strukturelle Verbesserung der Rahmenbedingungen durch Arbeitsverträge, die das Erreichen des Qualifizierungzieles in den Vordergrund stellen. Hier finden Sie Informationsangebote der Personalabteilung und der Personalentwicklung, darunter auch die jeweils gültigen Befristungsregelungen.

Referat für wissenschaftlichen Nachwuchs

Das Referat ist Ansprechpartner für zentrale Fragen der Nachwuchsförderung, etwa wenn über Graduiertenkollegs strukturierte Programme für Promovierende eingerichtet werden oder allgemeine Standards z. B. im Zusammenhang mit Promotionsordnungen diskutiert werden.
Nähere Informationen
Die Philipps-Universität fördert die strukturelle Verbesserung der Rahmenbedingungen durch Arbeitsverträge, die das Erreichen des Qualifizierungzieles in den Vordergrund stellen. Hier finden Sie Informationsangebote der Personalabteilung und der Personalentwicklung.