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Personenverzeichnis (LDAP-Online-Verzeichnis)
Im Personenverzeichnis sind die Kontaktdaten aller für die Philipps-Universität tätigen Personen enthalten. Hierbei wird der Datenschutz berücksichtigt: Je nach Tätigkeit und Zustimmung werden bestimmte Personen und Daten weltweit, andere nur uni-intern oder aber gar nicht veröffentlicht.
Neue Eintragungen werden i.d.R. zusammen mit dem Arbeitsvertrag / Benutzerkonto / Diensttelefon angelegt, Änderungen werden von den Fachbereichen und Einrichtungen selber vorgenommen, siehe „Herkunft und Pflege der Personeneinträge“.
Zielgruppe
Bedienstete, Studentische Hilfskräfte, Gastwissenschaftler, Externe
Voraussetzungen
Das Personenverzeichnis ist über die Webseiten der Philipps-Universität weltweit verfügbar. Uni-interne Einträge werden jedoch nur im Hochschulnetz angezeigt (z. B. am Windows-Arbeitsplatz im Büro oder per VPN-Zugang).
Eingetragen werden alle hauptberuflich, nebenberuflich oder gastweise für die Philipps-Universität tätigen Personen.
Anleitungen
Zugriff auf das Personenverzeichnis
Im Web-Auftritt der Philipps-Universität finden Sie auf allen Seiten in der Kopfzeile (bzw. in der Mobilansicht oben rechts im Menü) unter „Portale“ den Eintrag Personensuche, der zum Online-Verzeichnis mit dienstlichen Telefonnummern, E-Mail- und Post-Adressen führt.
Darüber hinaus bieten viele Fachbereiche auf ihren Webseiten alphabetische oder strukturierte Personenverzeichnisse an, die automatisch aus den im Online-Verzeichnis vorliegenden Personendaten generiert werden.
Herkunft und Pflege der Personeneinträge
Im Online-Verzeichnis sind alle für die Philipps-Universität tätigen Personen mit ihrer jeweiligen Organisationszugehörigkeit verzeichnet, sofern diese dem HRZ im Rahmen eines Datenabgleichs (z. B. Personalsystem, Marvin) oder einer Ressourcenzuteilung (z. B. Beantragung von Benutzerkonto, Diensttelefon, Dienst-PC) gemeldet wurden.
Neue Einträge sind in der Regel zunächst nur im Intranet sichtbar, nicht im weltweiten Internet.
Für die weitere Pflege sind lokale Beauftragte verantwortlich, siehe
Titel- und Namensänderungen
Bitte wenden Sie sich an Ihre zuständigen Personaldaten-Beauftragten:
Diese können Ihre gewünschte Titel- oder Namensänderung für das Personenverzeichnis entsprechend prüfen und an das HRZ melden. Gern kann hierbei auch ein Rufname festgelegt werden (statt des vollständigen amtlichen Namens).
Bei Namensänderungen beachten Sie bitte auch den Abschnitt „Mein Name hat sich geändert. Was muss ich tun?“ in den häufig gestellten Fragen (FAQ) zum zentralen Benutzerkonto (Uni-Account).
Anlegen von zusätzlichen Personeneinträgen
In der Regel legt das HRZ neue Personeneinträge im LDAP aufgrund von Personalmeldungen, Telefonanträgen oder Staff-Account-Anträgen an.
Zusätzliche Personeneinträge oder Duplikate können von verantwortlichen Ansprechpersonen (Sekretariat, Vorgesetzte/r, Dekanat, IT-Beauftragte/r) mit folgendem Webformular beantragt werden:
Freischalten von Personeneinträgen und Fotos für die Anzeige im Internet
Kontaktdaten und eigenes Foto veröffentlichen
Zur Gewährleistung Ihrer informationellen Selbstbestimmung werden Ihre Kontaktdaten im Internet nur dann gezeigt, wenn Sie dem schriftlich zugestimmt haben. Die Veröffentlichung der dienstlichen Kontaktdaten im Intranet ist obligatorisch, Fotos werden jedoch generell nur mit Ihrer Zustimmung veröffentlicht. Die Einverständniserklärung können Sie als PDF-Formular in deutscher und englischer Version herunterladen:
- Erklärung zur Veröffentlichung meiner Personendaten im Internet (PDF)
- Agreement to the publication of my personal data on the internet (PDF)
Ein Beauftragter an Ihrem Fachbereich bzw. Ihrer Einrichtung nimmt diese Formulare entgegen, heftet sie ab und führt - nach Einweisung durch das HRZ - die Freischaltungen im Online-Verzeichnis durch, siehe
Eine Ausnahme von der schriftlichen Zustimmung bilden sogenannte Amtswalter wie z.B. Professoren/-innen und Dozenten/-innen. Deren dienstliche Kontaktdaten werden in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten der Philipps-Universität auch ohne explizite Zustimmung im Internet angezeigt.
Sofern Sie der Veröffentlichung eines Fotos zugestimmt haben, können Sie dies von Ihren CMS-Beauftragten auf Ihrer CMS-Personenseite hinterlegen lassen, es erscheint dann dort und in den Personenverzeichnissen.
Weitere Fotos und Gruppenfotos veröffentlichen
Für die Veröffentlichung weiterer Fotos und Gruppenfotos gibt es eigenständige Formulare, siehe
Löschen von Personeneinträgen
Überflüssig gewordene Personeneinträge können von den lokalen Beauftragten unsichtbar gemacht und zur Löschung vorbereitet werden, siehe
Berechtigung zur Pflege von Personendaten
Personaldaten-Beauftragte müssen formal von Dekanin bzw. Dekan bzw. von der Leitung einer Einrichtung benannt werden. Dazu dient das Formular
Außerdem benötigen Sie als Personaldaten-Beauftragte/r ein Token für die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Einbetten von Personendaten, -fotos und -verzeichnissen in den Webauftritt (CMS)
Die folgenden Informationen für CMS-Redakteure sind im CMS-Redaktionsleitfaden festgehalten:
Formulare
- Antrag auf Einrichtung eines weiteren Personeneintrags (Webformular)
- Erklärung zur Veröffentlichung meiner Personendaten im Internet (PDF)
- Agreement to the publication of my personal data on the internet (PDF)
- Einverständniserklärungen für eigenes Bildmaterial
- Benennung von Personaldaten-Beauftragten (PDF)
Support und Hilfe
Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich gern an Ihren lokalen Personaldaten-Beauftragten. Kann dieser nicht weiterhelfen, schreiben Sie eine E-Mail an personaldaten@hrz.uni-marburg.de.
Verwandte Dienste
Wissenswertes
Das Personenverzeichnis (LDAP) wurde im Jahr 2001 als Ablösung für das gedruckte Telefonbuch der Philipps-Universität eingeführt. Mit der Umstellung des universitären Webauftritts auf ein zentrales CMS ab dem Jahr 2005 konnten die Personensuche und die Personenverzeichnisse erstmals je nach Bedarf auch in die Webseiten der Fachbereiche und Einrichtungen integriert werden.
Mit dem Relaunch des CMS ab dem Jahr 2017 soll aus Datenschutz- und Redundanzgründen generell auf händisch gepflegte Listen von Personen auf den Webseiten verzichtet werden.