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FAQ - Hessenbox

1. Allgemeine Informationen

2. Bedientipps und Funktionserklärungen

  • 2.1. Wie lade ich Dateien hoch?

    Über das Webfrontend können neue Ordner erstellt und Dateien angelegt werden.
    Diese Funktionalität ist über die mit einem + (Pluszeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.

  • 2.2. Wie kann ich den Speicherplatzverbauch senken? - Löschung der Versionshistorie

    Die Hessenbox erstellt Standardmäßig Versionsstände von Ordnern und Dateien. Das ist bei gemeinsam genutzten Verzeichnissen sehr nützlich, um zu älteren Arbeitsständen wechseln zu können.
    Das kann zu einer hohen Speicherplatzbelegung führen. Um Speicherplatz freizugeben können Sie die Versionshistorie löschen.
    Markieren Sie dazu einen Ordner und wählen Sie die Option "Verwalten". Nutzen Sie anschließend die Schaltfläche "Versionshistorie leeren", um die vorhandenen Versionsstände zu löschen.

    Damit in Zukunft weniger Speicherplatz für Versionsstände verbraucht wird können Sie die Anzahl der zu erstellenden Versionsstände von 25 minimieren.

    Um Datenverlust zu verhindern sollte bei kollaborativ genutzten Ordnern davon abgesehen werden eine Verminderung der 25 möglichen Versionsstände durchzuführen.

  • 2.3. Wie können Daten mit anderen Nutzern ausgetauscht (geshared) werden?

    Über das Webfrontend (https://hessenbox.uni-marburg.de) kann jeder Ordner mit ausgewählten Personen des Dienstes geteilt werden. Nutzen Sie dafür das im Screenshot rot markierte Symbol.

    Anschließend können Sie wahlweise:

    • Eine Person auswählen, mit der Sie den Ordner teilen wollen. Aus Datenschutzgründen ist die Eingabe einer vollständigen E-Mail-Adresse nötig.
    • Eine externe Person einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Die externe Person erhält eine Einladung und kann sich in der Hessenbox registrieren. Anschließend erhält diese  Zugriff auf Ihre Freigabe.
    • Die Freigabe als Link erteilen. Diesen Link können Sie anschließend bspw. per E-Mail versenden und somit auch Personen außerhalb des Nutzerkreises zugänglich machen. Sie können den Link auch mit einem Passwortschutz versehen und eine Gültigkeitsdauer konfigurieren.

      Ebenfalls wird unter dem Punkt "Mitglieder" eine Übersicht aller zugriffsberechtigten Personen angezeigt und eine Verwaltungsmöglichkeit angeboten.

  • 2.4. Vergabe von Zugriffsberechtigungen

    Unter dem Punkt "Mitglieder" finden Sie die Liste aller zugriffsberechtigten Personen. 

    Es gibt vier aufeinander aufbauende Zugriffsberechtigungen.

    Hinweis: Die Stufen Administrator und Eigentümer können nur an interne Nutzer mit einer Staff-/Studentsadresse vergeben werden.

    Zugriffsberechtigung Daten lesen/herunterladen Daten verändern Mitgliederverwaltung Speicherplatzverwaltung
    Lesezugriff                   X
    Lese-/Schreibzugriff                   X                   X
    Administrator                   X                   X                   X
    Eigentümer                   X                   X                   X                   X

  • 2.5. Tipps zur Vermeidung von Synchronisationsfehlern

    Um Synchronisationsfehler bzw. Datenverlust zu vermeiden sollten Sie die Clientseitigen Funktionen zur Verwaltung von Ordnerstrukturen verwenden.
    Dies betrifft vorallem die Funktionen Anlegen und Löschen von Ordnern.

    Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Umbenennung von Ordnern zu einem automatischen Reupload des Ordners führt.
    Deshalb sollten Sie Umbenennungen stets über das Webfrontend der Hessenbox vornehmen, um größere Synchronisationszeiten zu vermeiden.

  • 2.6. Kann ich Dateien über einen Link in einen Ordner hochladen?

    Mit einem einfachen Link können keine Dateien in Verzeichnisse geladen werden.
    Einfache Links gewähren für Verzeichnisse eine maximale Zugriffsberechtigung der Stufe "lesen".
    Daher wird für den Upload von Dateien das Uploadformular angeboten. 
    Nähere Informationen zum Thema Uploadformular finden Sie im Abschnitt 2.6 und 2.7.

  • 2.7. Was ist ein Upload Formular?

    Das Upload Formular kann mit einem Briefkasten verglichen werden.
    Es ermöglicht Nutzern den Upload von Dateien in ein zentrales Verzeichnis mithilfe eines Uploadlinks.
    Der Inhalt des Verzeichnisses ist dabei ausschließlich dem Eigentümer des Upload Formulars bekannt.
    Nach dem Upload werden die beteiligten Accounts über den erfolgreichen Upload via E-Mail benachrichtigt.

  • 2.8. Wie erstelle ich ein Upload Formular?

    Die Erstellung eines Upload Formulars ist in wenigen Schritten abgeschlossen.

    Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner und markieren Sie diesen.
    Anschließend klicken Sie auf das Teilen-Symbol am linken Ende der Zeile.
    Es öffnet sich ein neues Fenster an dessen Ende Sie die Schaltfläche "Upload Formular erstellen" vorfinden.
    Benutzen Sie diese Schaltfläche, um das Fenster zur Erstellung von Upload Formularen zu öffnen.
    Dort müssen einige Angaben wie z.B. ein Titel und eine Formularsbeschreibung gemacht werden.
    Die Angabe eines Passwortes ist optional und schützt das Upload Formular zusätzlich vor fremden Zugriff.
    Bitte beachten Sie, dass das Passwort in keinem Zusammenhang zu Ihren Universitätsaccounts stehen darf.

    Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Speichern" schließt sich das Fenster und es wird ein neuer Link ersichtlich.
    Diesen Link können Sie Nutzen, um Ihr Upload Formular anderen Nutzern zugänglich zu machen

    Hier finden Sie eine Beispielansicht eines fertigen Upload Formulars aus Nutzersicht.

  • 2.9. Links: Verlängerung oder Neugenerierung?

    Links sind ein praktisches Mittel um Nutzern direkten Zugang zu einer bestimmten Datei bzw. einem bestimmten Verzeichnis zu gewähren.

    Achtung: Verschicken Sie einen Link haben Sie keine direkte Zugriffskontrolle, da Sie nicht wissen inwiefern der Link weitergegeben wird.

    Für die Handhabung von Links gibt es daher zwei Möglichkeiten:

    1.) Sie haben in der Vergangenheit einen Link erstellt welcher inzwischen abgelaufen ist, wollen diesen aber weiterhin benutzten.
    Nutzen Sie dafür die Einstellungen des Links, welche Sie über das Sharing-Symbol erreichen.
    Über die integrierte Kalenderfunktion können Sie ein neues Ablaufdatum definieren und damit den Gültigkeitszeitraum verlängern.
    Alle Nutzer mit dem Link haben wieder Zugriff auf die Freigabe.

    2.) Sie möchten einen neuen Link erstellen um anderen Nutzer den Zugang zu ermöglichen.
    Klicken Sie dazu auf das Sharing-Symbol und wählen Sie die Option "Entfernen".
    Wählen Sie im Anschluss die Schaltfläche "Link erstellen" um einen neuen Link zu genieren.
    Die Nutzer mit dem ursprünglichen Link haben nun keinen Zugriff mehr und benötigen für den Zugriff den neuen Link.

  • 2.10. Online-Office: Unterstützte Dateiformate und Dateigrößen

    Als Online-Office kommt in der Hessenbox die Software OnlyOffice zum Einsatz.
    Die folgenden Dateiformate werden durch das Online-Office unterstützt: |xlsx|csv|docx|pptx|txt|epub|xps|odp|odt|ods|

    Achtung: OnlyOffice unterstützt ab Version 7.X nicht mehr die Dateiformate aus Microsoft Office ≤ 2003.
    Damit können Dateien mit den Endungen ppt, doc und xls nicht mehr im Online-Office bearbeitet werden.

    Um die betroffenen Dateien weiterhin nutzen zu können sollten Sie die Dateien im entsprechenden Microsoft-Editor (Powerpoint, Word, Excel) lokal öffnen und mittels
    der Schaltfläche "Speichern unter" im neuen Format sichern.
    Im Anschluss können Sie die Daten wieder im Online-Office verwenden.

    Wichtig: OnlyOffice verarbeitet Dokumente nur bis zu einer bestimmten Dateigröße.
    Verwenden Sie daher möglichst Dateien unterhalb einer Größe von 50MB.

  • 2.11. Online-Office: Kollaborative Dokumentenbearbeitung - Was ist zu beachten?

    Die Hessenbox bietet die Möglichkeit Office-Dokumente über das angeschlossene Online-Office kollaborativ zu bearbeiten. 
    Dabei werden die Änderungen aller Teilnehmer berücksichtig und in einer Datei gespeichert.
    Wichtig: Die Bearbeitung über das Online-Office ist der einzige Weg Dokumente gemeinsam und zeitgleich zu bearbeiten.
    Bearbeitungen über lokale Office-Editoren wie z.B. Microsoft Word können nicht zusammengefügt werden und führen u.U. zu Datenverlust.

  • 2.12. Microsoft Office, Only Office, Libre Office: Was gibt es zu beachten?

    Alle gängigen Office- Editoren können die typischen Office-Formate wie: .docx, .pptx oder .xlsx öffnen und speichern. 
    Leider gibt es trotz gleicher Dateiformate unterschiede wie die Dateien interpretiert werden. 
    Dadurch können Veränderungen in der Formatierung, Verschiebung von Bildern oder Veränderungen von Diagrammen entstehen.
    Vermeiden Sie daher die Verwendung von unterschiedlichen Office-Editoren für die Bearbeitung Ihrer Office-Dokumente.

  • 2.13. Best practice: Upload von großen Dateien

    Der Upload von großen Dateien über den Webbrowser führt häufig zu Problemen.
    Daher empfehlen wir für den Upload von Dateien größer 4GB die Verwendung der Hessenbox-Clients.
    Bitte beachten Sie zur Installation der Hessenbox-Clients den untenstehenden FAQ-Artikel: "Wie wird der Client installiert?"

  • 2.14. Weiterführende Informationen

    Die Hessenbox wird stetig weiter entwickelt sodass viele Fragen nicht innerhalb des FAQs beantwortet werden können.
    Daher empfehlen wir Ihnen einen Blick in das Handbuch, die Kurzanleitung oder auf das zugehörige Youtube-Video zu werfen.

3. Probleme und Lösungswege