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Tagungs-Support

Damit ihre geplante Tagung, Kongress, Arbeitskreis, Workshop, Begutachtung oder Symposium in den Räumen der Philipps-Universität ein Erfolg wird, stehen wir Ihnen bereits im Vorfeld mit Rat und Tat zur Verfügung.

  • Tagungsort (Veranstaltungs- und Vorbereitungsräume, Ausstellungsflächen)

    Audimax, Alte Aula, Vortragsraum der UB und der große Seminarraum im Sprachatlas eignen sich gut für Tagungen. Die meisten anderen Räume verfügen ebenfalls über Multimedia-Ausstattung, sind aber für den Vorlesungsbetrieb ausgelegt und somit nur bedingt für Tagungen geeignet.

    Buchung von Räumen

    • Oben genannte Räume werden zentral vergeben, siehe Tagungsorganisation.
    • Für weitere Hörsäle und Seminarräume wenden Sie sich bitte direkt an die Fachbereiche und Einrichtungen.
    • PC-Pools können kostenpflichtig beim HRZ gebucht werden. Wir sind Ihnen gerne bei der Suche nach einem verfügbaren Pool behilflich.
    • Kleinere Räume, Flure, Foyers können als Vorbeitungsräume, Registrierungs-/Akkreditierungsorte, Stellflächen für Aussteller oder Empfänge dienen. Sofern Sie dort Telefon und/oder Internet benötigen, sprechen Sie uns an.

    Für die Nutzung der festinstallierten PCs ist immer ein Login (Students-/Staff-/AD-/Funktions-/(kostenpflichtiger) Gäste-Account) erforderlich.

  • Multimedia-Geräte, Telefone, Fax

    • Eigene Laptops können an vor Ort liegende Kabel mit dem Beamer verbunden werden. Internetzugang ist per WLAN oder einem LAN-Kabel möglich.
    • Benötigen Sie ein Laptop, Leinwand, Beamer, Videokamera usw., können Sie diese und vieles mehr in der Multimedia-Ausleihe der UB ausleihen.
    • Telefonanschlüsse mit eigener Telefonnummer inkl. Apparat bekommen Sie im HRZ. Bitte füllen Sie dazu den Telefonantrag aus. Handys verleihen wir nicht.
    • Sofern Sie ein Fax nutzen wollen, können wir Ihnen einen Faxanschluss zur Verfügung stellen. Verwenden Sie hierfür auch den Telefonantrag. Faxgeräte verleihen wir nicht.

  • Internet (Zugang und WLAN)

    Für den Zugang zum Internet (WLAN, kabelgebunden) den Demo-PCs und der PCs in den PC-Sälen benötigen Sie und Ihre Gäste einen persönlichen Zugang. Dies kann der Students- oder Staff-Account sein, ein im Fachbereich bzw. der Einrichtung vorhandenes Funktions-Konto oder ein (kostenpflichtiges) Gäste-Konto.

    • Mitglieder anderer Hochschulen kommen i. d. R. mit der eigenen Hochschulzugangskennung per eduroam ins WLAN.
    • Für bis zu 250 Gäste sowie für externe Veranstalter können kostenpflichtige anonyme Gäste-Konten bereitgestellt werden. Mehr zum Verfahren, den Bedingungen und Gebühren finden Sie unter "Zentrales Benutzerkonto für anonyme Gäste".

  • Einweisung und Betreuung der Veranstaltung

    Begehen Sie mit den Hausmeistern die ausgesuchten Räume. Oftmals können Sie dabei schon die wichtigsten technischen Fragen klären. Zusätzlich weisen unsere Multimedia-Techniker Sie bzw. Ihre Tagungshelfer in die Handhabung der Technik vor Ort ein. Dabei bekommen Sie ggf. auch den Schlüssel zum Medienschrank.

    Eine technische Betreuung während der Veranstaltung können wir nicht anbieten, stehen aber in Kontakt mir regionalen Firmen, die Ihre Veranstaltungen professionell begleiten können.

  • Web-Konferenzen, -Aufzeichnungen - Übertragungen - Hybridveranstaltungen

    Web-Konferenzen
    Es stehen verschiedene Web-Konferenzsysteme zur Auswahl. Die Möglichkeiten und den Funktionsumfang finden Sie unter Web-Konferenzen. In einigen Hörsälen und größeren Veranstaltungsräumen der Universiät lässt sich die Audiotechnik (Mikrofone) an die Web-Konferenzsysteme anbinden, siehe "Webkonferenz im Hörsaal" (nur uni-intern erreichbar). Mit einer mobilen schnurlosen Audio-Konferenzanlage kann bei Hybridveranstaltungen jeder Anwesende direkt angesteuert werden.

    Aufzeichnungen
    Die Web-Konferenzsysteme bieten i.d.R. Optionen zur Aufzeichnung an.
    Für Aufzeichnungen (Bild/Ton) von Präsenz-Veranstaltungen  bietet die Multimedia-Ausleihe der UB Equipment zu Leihe an. Bitte beachten Sie, dass vor der Veranstaltung auf die Aufzeichnung hingewiesen wird bzw. das Einverständnis für eine Aufzeichnung vorliegen muss.

    Übertragungen von Veranstaltungen in andere Räume (z.B. Hörsaalgebäude)
    ...können wir nicht anbieten. Wir unterstützen aber externe Firmen.

Kontaktaufnahme

Für den Erstkontakt schreiben Sie an . Idealerweise gleich mit folgenden Angaben:

  • Name der Veranstaltung
  • Ort(e) der Veranstaltung
  • Zeitraum (Datum von … bis …)
  • Ggf. Anzahl der benötigten Gäste-Konten
  • SAP-Kostenstelle/Fondsnummer (siehe Bedingungen und Kosten)