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IT-Gesamtkonzept der Philipps-Universität Marburg

Das IT-Gesamtkonzept der Philipps-Universität vom 23.02.2020 wurde am 07.05.2021 in den Amtlichen Mitteilungen der Philipps-Universität Nr. 21/2021 veröffentlicht und ist am 08.05.2021 in Kraft getreten.

• IT-Gesamtkonzept der Philipps-Universität Marburg vom 23.02.2021 (PDF)

1  Digital gestützte Wissenschaft an der Philipps-Universität

Die Philipps-Universität ist aktiver Teil des digitalen Wandels der Gesellschaft. Sie begreift die Digitalisierung als Chance und gestaltet die zunehmend digital gestützte Wissenschaft verantwortungsvoll. Der hessische Hochschulpakt 2021-2025 liefert hierfür einen mittelfristigen Planungsspielraum, und der hessische Digitalpakt Hochschule 2020-2024 ermöglicht eine gemeinsame Digitalisierung der hessischen Hochschulen mit individueller Schwerpunktsetzung.

Der Philipps-Universität ist bewusst, dass die Digitalisierung Arbeits- und Prozessabläufe verändert und dynamisiert und die Grenzen bestehender Handlungs- und Arbeitsfelder neu auslotet. Sie begreift den digitalen Wandel deshalb als einen komplexen und dynamischen Transformationsprozess, der gemeinsam mit und von ihren Mitgliedern gestaltet und begleitet wird. Dabei orientiert sie sich an ihrem Selbstverständnis als Universität und am individuellen Nutzen für die Menschen in Forschung, Studium und Lehre und Verwaltung.

2  Ziele und strategische Handlungsfelder

2.1  Übergreifende Ziele der digitalen Transformation

Die Ziele und strategischen Handlungsfelder der Digitalisierung begründen sich in der mittelfristigen Entwicklungsplanung der Philipps-Universität. Im Querschnitt soll die Digitalisierung

• kreative Freiräume für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erweitern, Vernetzung fördern und innovative Forschung und exzellente Lehre unterstützen;
• Studierende in ihrer fachlichen Entwicklung und in ihrer Professionalisierung unterstützen;
• sichere Arbeitsumgebungen schaffen, Arbeitsroutinen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und das Management von Spitzenarbeitslasten erleichtern sowie zum Erhalt und zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und der Arbeitsqualität und damit auch der Leistungsfähigkeit insgesamt beitragen;
• niederschwellige und vertrauensvolle Zugänge zu Wissensressourcen eröffnen, die Transparenz der Wissenschaft gegenüber der Gesellschaft erhöhen, die Übersetzung wissenschaftlicher Erkenntnisse beschleunigen und lebenslanges Lernen ermöglichen.

2.2  Handlungsfeld digital gestützte Forschung

In der Forschung zeigt sich die Fächervielfalt der Philipps-Universität in herausragender Einzelforschung und in fächerübergreifenden Vernetzungen, die als koordinierende Kerne in der Forschung, in der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und für den Transfer von Wissenschaft in Wirtschaft und Gesellschaft fungieren. Digitale Technologien und Infrastrukturen unterstützen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Sicherung ihres Forschungsprozesses, bieten neue Wege der gemeinsamen Forschung und Entwicklung und eröffnen gleichzeitig Möglichkeiten für die Beantwortung neuer Forschungsfragen. Gleichzeitig steigt mit der zunehmenden Digitalisierung der Wissenschaft die Erwartung an die Nachvollziehbarkeit und offene Verfügbarkeit wissenschaftlicher Ergebnisse und an einen schnellen Transfer der Forschung in den gesellschaftlichen Diskurs oder die gesellschaftliche Anwendung.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Philipps-Universität nutzen digitale Technologien für ihre Forschung und entwickeln zunehmend Bedarf für konsolidierte Dienste und strukturierte Begleitung.

Im Rahmen des Handlungsfelds sollen

• die gezielte Vernetzung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und die Weiterentwicklung von Forschungsbereichen durch Informations- und Kommunikationsdienste gefördert und eine zeit- und ortsunabhängige, flexible Zusammenarbeit durch Cloud-Dienste erleichtert werden; 
• ein Bewusstsein für den individuellen Schutzbedarf der verarbeiteten Daten bei den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern entwickelt und darauf aufbauend das entsprechende Arbeitsplatzmanagement gestaltet werden;
• der gesamte Forschungsprozess, von der Datenerhebung bis zur Publikation durch Datenmanagement- und Publikationslösungen effizient begleitet und die Kommunikation der Forschung sowie deren Transfer in die Gesellschaft durch Forschungsinformationsdienste erhöht werden.

2.3  Handlungsfeld digital gestütztes Lehren und Lernen

In der Lehre bietet die Philipps-Universität ein umfassendes, fundiertes und forschungsbasiertes Studium. Es vermittelt grundlegende fachliche, überfachliche und methodische Kenntnisse und fördert digitale Kompetenzen, um Studierenden die aktive und selbstbestimmte Teilhabe an der digital geprägten Wissensgesellschaft zu ermöglichen. Zur Abbildung digital gestützter Erkenntniswege der Forschung in die Lehre, werden neue Lernumgebungen und -szenarien notwendig sein, die den Studierenden einen adäquaten Zugang zu den aktuellen Forschungsmethoden ihres Fachs ermöglichen. Digitale Innovationen und ihr sich beschleunigender Transfer in die Gesellschaft verändern die Nachfrage nach kompakten und individuell zusammenzustellenden Lernangeboten mit entsprechenden Leistungsnachweisen beispielsweise in Form von Badges für digitale Kompetenzen oder Micro-Degrees im Bereich der Fort-und Weiterbildung. Gerade in diesem sehr stark durch die Arbeitswelt bestimmten Bereich werden verstärkt auch informelle Angebote von Dritten neben Angebote der Universität treten, zu denen sie sich verhalten muss.

Im Rahmen des Handlungsfelds sollen

• die Übertragung von Erkenntniswegen und Arbeitsmethoden der Forschung durch digitale Lernplattformen und für die Lehre angepasste Forschungsdienste gefördert und auf die Anzahl an Studierenden skaliert werden;
• zeit- und ortsunabhängiges, in Teilen auch individualisiertes Lernen und Erforschen durch Wissens-, Kommunikations- und Projektorganisationsdienste unterstützen;
• die Organisation des Studien-, Fort-und Weiterbildungsalltags und die Information über Studieninhalte und individuelle Qualifikationsmöglichkeiten für alle beteiligten Hochschulmitglieder durch entsprechende Managementsysteme vereinfacht werden.

2.4  Handlungsfeld digital gestützte Verwaltung

Wissenschaftlerinnen, Wissenschaftler und Studierende brauchen für die Organisation von innovativer Forschung und erfolgreichem Studium professionelle Unterstützung durch zentrale Einrichtungen und Verwaltung. Gleichzeitig erweitern sich durch den digitalen Wandel die Ansprüche mit Blick auf die Verfügbarkeit von Informationen oder den niedrigschwelligen Zugang zu Informations- und Kommunikationsdiensten. Zur bedarfsgerechten Unterstützung von Hochschulangehörigen in unterschiedlichen Funktionen sowie der Verwaltung und den zentralen Einrichtungen selbst wird die Optimierung von Arbeitsprozessen unter Beteiligung aller Gruppen an Bedeutung gewinnen. Gleiches gilt für die adressatengerechte Aufbereitung von Informationen und deren Verfügbarkeit und Nutzbarkeit zum richtigen Zeitpunkt.

Im Rahmen des Handlungsfelds sollen

• die Routinearbeit durch digitale Dienste und erweiterte Selbst-Services erleichtert und die organisatorische Zusammenarbeit zwischen den einzelnen wissenschaftlichen Arbeitsgruppen bzw. Einrichtungen, den Studierenden und der Verwaltung unterstützt werden;
• die systematische Zusammenstellung von Daten und bedarfsgerechte Analyse von Informationen durch vernetzte Informationssysteme erleichtern.

2.5  Handlungsfeld Informationsinfrastruktur und IT-Sicherheit

Mit dem zunehmenden Einsatz und der damit verbundenen Abhängigkeit von digitalen Diensten in den zuvor genannten Handlungsfeldern gewinnen die ohnehin schon zentralen Bereiche IT-Sicherheit und IT-Beratung noch weiter an Bedeutung. Zudem ist damit zurechnen, dass sich die Konkurrenzsituation auf dem Arbeitsmarkt um die Gewinnung von IT-Personal weiter verstärkt.

Im Rahmen des Handlungsfelds sollen

• das Bewusstsein für IT-Sicherheit bei den Hochschulmitgliedern weiter geschärft und durch personelle, organisatorische und technische Maßnahmen die IT-Sicherheit weiter erhöht werden, um auf aktuelle Risiken und Bedrohungen angemessen reagieren zu können;
• ein attraktives und flexibles Arbeitsumfeld mit Quereinstiegs-und Entwicklungsmöglichkeiten im IT-Bereich der Philipps-Universität weiterentwickelt werden, um einerseits die langfristigen Dienstleistungsversprechen durch im Stellenplan vorgesehene Personalkapazitäten gewährleisten und andererseits auf kurz-und mittelfristige hinzukommende Anforderungen reagieren zu können;
• die Abstimmung der Beratung und Unterstützung von Hochschulmitgliedern zwischen zentralen und dezentralen Einrichtungen weiter abgestimmt und optimiert werden;
• langfristige Finanzierungsmodelle für die Digitalisierung und daraus entstehende Folgekosten entwickelt werden.

2.6  Handlungsfeld Kompetenzentwicklung und Projektbegleitung

Die Partizipation der Hochschulmitglieder an der Digitalisierung ist eine entscheidende Erfolgsbedingung für die digitale Transformation. Zudem hat die Geschwindigkeit und Komplexität der Digitalisierung Auswirkungen auf das Projektmanagement. Umfassend agile Projektplanungsmethoden werden weiter an Bedeutung gewinnen, um kurzfristig und dynamisch auf Entwicklungsprozesse inner- oder außerhalb des Projekts reagieren zu können und Projekte im Mittel effizienter abzuschließen.

Im Rahmen des Handlungsfelds sollen

• das Projektmanagement innerhalb und zwischen den einzelnen Digitalisierungsprojekten konsolidiert und existierende Projektleitungs-, Organisations- und Beratungsstrukturen als Teil einer agilen Governance-Struktur weiterentwickelt werden;
• ein Schulungs- und Fortbildungsangebot begleitend zu den Digitalisierungsprojekten über die Einrichtungen der Universität hinweg abgestimmt und angeboten werden;

3  Leitlinien der digitalen Transformation

Jenseits der unmittelbaren Entwicklungsziele bedarf es übergreifender Leitlinien für die gemeinschaftliche Operationalisierung der strategischen Handlungsfelder. Diese bilden einen Entscheidungsrahmen bei der Priorisierung und Planung von Projekten.

Die Entwicklung der Philipps-Universität im Bereich digitale Infrastruktur und Informationsmanagement orientiert sich an fünf Leitlinien:

1. Nutzen und Wirtschaftlichkeit: Entwicklung im Bereich digitaler Infrastrukturen und Informationsmanagement müssen sich am Nutzen für die Mitglieder der Philipps-Universität mit Blick auf die dargestellten Ziele und Handlungsfelder messen und im längerfristigen Mittel wirtschaftlich sein.
2. Transparenz und Beteiligung: Entwicklungen im Bereich digitaler Infrastrukturen und Informationsmanagement werden als digitale Transformationsprozesse verstanden und damit als transparenter Organisationsentwicklungsprozess gestaltet. Die jeweils relevanten Mitglieder werden frühzeitig und aktiv eingebunden und durch Begleitungs- oder Fortbildungsmaßnahmen unterstützt.
3. Fehlerkultur und Qualitätsverbesserung: Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von digitalen Arbeitsprozessen wird genutzt, um Hochschulmitglieder in ihren individuellen Aufgaben zu unterstützten und weiterzuentwickeln und die Qualität und Effizienz von Arbeitsabläufen zu optimieren.
4. Datenschutz und Rechtskonformität: Persönliche Daten genießen auch im digitalen Umfeld einen prioritären Schutz. Eine rechtskonforme Ausgestaltung der digitalen Infrastrukturen und des Informationsmanagements entsprechend der gängigen Praxis ist zu gewährleisten.
5. Sicherheit und Verlässlichkeit: Die Sicherheit und Verfügbarkeit der gesamten IT-Infrastruktur inkl. Basis- und Anwendungsdiensten in der Verwaltung sowie grundlegenden Serviceportalen im Bereich Campus-und Wissenschaftsmanagement haben mit Blick auf verfügbare Ressourcen Priorität gegenüber innovativen, aber experimentellen Diensten.

4  Zielkriterien

Die Philipps-Universität nutzt den Dreiklang aus Ermöglichung, Optimierung und Transformation zur Planung, Koordination und Abstimmung ihrer Digitalisierungsprojekte. In Abhängigkeit des Reifegrads einzelner Bereiche und Angebote, bietet jeweils eines der folgenden Zielkriterien den abstrakten Rahmen für die konkreten Projektvorhaben und Erfolgskriterien:

1. Die Ermöglichung digital gestützter Wissenschaft durch maschinenlesbare Formate: Analoge Arbeitsmittel werden schrittweise in digitale Arbeitsmittel überführt und neue Informationen bevorzugt digital bereitgestellt. Damit wird Wissenschaft an der Philipps-Universität digital skalierbar.
2. Die Optimierung digitaler Wissenschaftsdienste durch Integration und Vernetzung: Digitale Arbeitsmittel werden durch Systeme verbunden, Informationen vernetzt oder individuell anpassbare Arbeitsumfelder ermöglicht. Damit werden Kosten für Arbeitsschritte optimiert und Gestaltungsfreiräume an der Philipps-Universität geschaffen.
3. Die Transformation digital gestützter Wissenschaft durch neue Arbeitsprozesse: Skalierbare und optimierte digitale Arbeitsschritte werden genutzt um Freiräume für Innovationen zu schaffen, die Qualitätsentwicklung zu fördern und die Gestaltung von Arbeitsprozessen zu verbessern. Damit trägt die digitale Entwicklung zur exzellenten Forschung und Lehre und starken Verwaltung der Philipps-Universität bei.

5  Organisationsstruktur und Governance

Die derzeitige Organisationsstruktur der Philipps-Universität folgt dem Modell eines strategischen CIO mit Leitungsfunktion, bei der ein Präsidiumsmitglied für das Informationsmanagement zuständig ist.

Das Hochschulrechenzentrum ist die zentrale technische Einrichtung der Philipps-Universität für Informationsverarbeitung, Medientechnik und Kommunikation gemäß § 49 Abs. 2 Satz 1 HHG. Es stellt IT-Basisdienste und zentrale IT-Dienste bereit. Eine Übersicht über zentrale IT-Dienstleistungen des Hochschulrechenzentrums wird auf dessen Homepage fortgeschrieben.

Neben dem Hochschulrechenzentrum wird dezentrale IT von der Universitätsbibliothek im Bereich Literaturversorgung und Wissensmanagement betrieben. Einzelne forschungsnahe Dienste werden durch Fachbereiche oder Arbeitsgruppen betreut.

Die Administration von Endgeräten an den Arbeitsplätzen findet durch die zentralen Einrichtungen und Fachbereiche oder im Auftrag von diesen durch das Rechenzentrum statt. Von den Einrichtungen und Fachbereichen sind lokale IT-Administratorinnen und Administratoren benannt. Die Verwaltung wird durch das Rechenzentrum betreut.

Für den Bereich IT-Sicherheit ist eine eigene Stabsstelle eingerichtet, die der bzw. die Informationssicherheitsbeauftragte leitet. Die Stabsstelle ist für alle Mitglieder und Angehörigen der Phillips-Universität eine Anlaufstelle bei Fragen zur Informationssicherheit.

Gemäß der Ordnung der Philipps-Universität Marburg für das Management der Informationstechnologie vom 25.10.2018 setzt das Präsidium zu seiner Beratung und zur Beratung des Hochschulrechenzentrums (HRZ) einen IT-Beirat ein. Der IT-Beirat berät insbesondere über Grundsatzfragen des IT-Einsatzes, des IT-Managements und des HRZ, über Fragen der IT-Strategie der Philipps-Universität sowie über die strategische Weiterentwicklung des HRZ. Der IT-Beirat bringt insbesondere die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer in die Entscheidungsprozesse ein.

Auf Grundlage der Ordnung für die Universitätsbibliothek der Philipps-Universität Marburg vom 13.02.2009 ist zudem ein Bibliotheksbeirat eingerichtet, der u.a. zum Dienstleistungsangebot und zu der strategisch-organisatorischen Entwicklung der Universitätsbibliothek berät, bei der digitale Dienste eine weiterhin wachsende Rolle spielen.

Konkrete Digitalisierungsprojekte werden im Einzelfall von Lenkungsgruppen begleitet, die aus einschlägigen Hochschulmitgliedern zusammengesetzt sind.

Weitere Regelungen zur IT-Dienstleistungsinfrastruktur sind in der Ordnung der Philipps-Universität Marburg für das Management der Informationstechnologie verankert.

6  Fortschreibung und Evaluation

Das IT-Gesamtkonzept wird im Rhythmus von vier Jahren fortgeschrieben.