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Formulare mittels LibreOffice erstellen und in PDFUA exportieren

Hier finden Sie einen Leitfaden zur Erstellung von ausfüllbaren PDF-Formularen mit Hilfe der Software LibreOffice und dem Export sowie der Nachbearbeitung in PDF-XChange oder Adobe Acrobat Pro. Die richtige Struktur ist essenziell für die Navigation des Formulars, insbesondere für Personen mit Blindheit oder Sehbehinderung. Es macht Sinn sich zu Anfang Gedanken über den grundsätzlichen Aufbau zu machen. In der Regel steht die Formularbeschriftung links und lässt so Platz für die eigentlichen Formularfelder.

Der Inhalt des Dokuments bzw. Formulars kann in LibreOffice erstellt werden. Vorteile dieses Office Programms sind die Möglichkeit des Exports in PDF/UA und, dass das Programm frei verfügbar - und auf allen zentral gepflegten PC-Arbeitsplätzen der Uni Marburg stets in aktueller Version installiert - ist. So können auch Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Versionen vermieden werden.

Beim Erstellen des Inhalts sollte auf das Layout geachtet werden. Unnötige visuelle Verschönerungen sollten vermieden werden, wenn sie beim späteren Taggen oder der Arbeit mit dem Screenreader stören. Beispiele, auf was geachtet werden kann, sind unter anderem, dass statt einzelner Unterstrich-Zeichen, die einzeln vorgelesen werden, eine Überstreichung für die Unterschriftzeile verwendet wird und dass die Formularfelder nicht nur Teil eines Fließtextes sind.

Formulare vorbereiten in LibreOffice

Wenn der Dokumenttext verfasst ist, können die Formularfelder hinzugefügt werden. LibreOffice ermöglicht dies und gewährleistet Kompatibilität mit Microsoft Produkten. Die Formularfeldtypen finden Sie in LibreOffice unter Formular > Inhalts-Steuerelement (ganz unten im Dropdown). Im Dropdown-Menü der Inhalts-Steuerelemente kann aus den verschiedenen Arten von Formularfeldern ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen unter anderem Rich Text, Nur-Text, Bilder, Markierfeld (Checkbox), Kombinationsfeld, Dropdown-Liste sowie Datum. Außerdem befindet sich hier ganz am Schluss „Eigenschaften der Inhalts-Steuerelemente“, wo beispielsweise der Name des Formularfelds angepasst werden kann. Dies wird auch beim PDF-Export übertragen. Formularfelder für Texteingaben, die auf diese Weise hinzugefügt werden, erhalten von LibreOffice einen vorbelegten Standardtext im Eingabefeld. Dieser heißt „Text eingeben“. Das der Standardtext im Formularfeld auftaucht kann umfassend nicht abgeschaltet werden. Bei wenigen Formularfeldern für Text besteht zwar die Möglichkeit den Standardtext im PDF-Dokument manuell zu entfernen. Beim frühzeitigen Entfernen des Textes in LibreOffice ist es jedoch möglich, dass das Textfeld nicht oder im Lichte der Barrierefreiheit nur unzureichend ins PDF übernommen wird.

Bei ausgefüllten Rückläufern ist zu beachten, dass der "Standardtext" ggf. nicht immer überschrieben wird. Dies kann dazu führen, dass er zusammen mit den im Formularfeld einzutragenden gewollten Inhalten stehen bleibt.

Die offizielle Dokumentation von LibreOffice bietet weitere Informationen zu den Inhalts-Steuerelementen.

Um die Bearbeitung der Felder zu beschleunigen, kann ein Tastenkürzel definiert werden. Die Einstellung dazu finden Sie unter Extras > Anpassen > Tastatur > Funktionen > Eigenschaften Inhalts-Steuerelement. Dann kann ein Tastenkürzel über die Liste gewählt und mit „ändern“ festgelegt werden.

Bevor das Formular exportiert wird, ist es von Vorteil noch einige Einstellungen anzupassen. Der Titel des Dokuments (Dokumenttitel) kann unter Datei > Eigenschaften > Beschreibung > Titel gesetzt werden und sollte beim PDF-Export übernommen werden. Ist das nicht der Fall, kann der Titel auch im Programm im Nachhinein bearbeitet werden.

Export in PDF/UA

LibreOffice bietet die Möglichkeit, Dokumente als PDF/UA zu exportieren, was evtl. aber erst angewählt werden muss. Dabei werden alle Inhalte in Kopf- und Fußzeile automatisch als Artefakte markiert, was ein weiterer Grund ist, keine wichtigen Inhalte in diese zu schreiben. Die Tags der Inhalte werden direkt gesetzt. Dies erleichtert besonders bei Hyperlinks und Formularfeldern die Arbeit.

Zum Exportieren navigieren Sie über „Datei“ auf „Exportieren als“ und dann „Als PDF exportieren“. Es öffnet sich ein Fenster in dem u.a. „PDF/UA“ angewählt werden sollte. LibreOffice weist vor dem Export auf mögliche Verbesserungen in Sachen Barrierefreiheit hin. Wenn das Formular in PDF übertragen wurde, kann es mit Software wie PDF-XChange oder Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden. Zur Nachbearbeitung in PDF-XChange oder Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro beachten Sie bitte die verlinkten Anleitungen.