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Barrierefreie Dokumente nachbearbeiten und prüfen mit PDF-XChange

Einleitung

Nachfolgende Anleitung soll Sie in die Lage versetzen, PDF-Dateien mit dem Programm PDF-XChange im Hinblick auf Barrierefreiheit nachbearbeiten und prüfen zu können. Dies ist ein großer Schritt in die Richtung PDF-Dateien mit dem Standard UA (Universal Accessibility) herausgeben zu können. Da eine Nachbearbeitung immer auch eine Prüfung beinhaltet und sich die Themen überschneiden, werden in diesem Beitrag beide Schritte hinsichtlich PDF-XChange behandelt. Weitergehende Informationen zur Prüfung von PDF-Dokumenten finden Sie in der Verlinkung.

Voraussetzung, um PDF-Dateien mit dieser Anleitung überarbeiten und prüfen zu können, ist eine Lizenz der Software PDF-XChange. Die Anleitung basiert auf der Version: PDF-XChange Editor 10.4.4 (Build 392).

An allen universitären PC-Arbeitsplätzen steht PDF-XChange im Rahmen einer Campuslizenz kostenfrei zur Verfügung. Sollten Sie eine Installation benötigen, oder nicht wissen, ob Sie bereits über eine Installation verfügen, sprechen Sie die IT-Verantwortlichen in Ihrer Einrichtung an.

Um die Nachbearbeitung und Prüfung in PDF-XChange nicht zu komplex werden zu lassen, empfiehlt es sich, bereits mit einem sehr gut formatierten Ausgangsdokument (beispielsweise in Microsoft Word) oder einem erstellten Formular in LibreOffice aufzuwarten und daraus ein PDF-Dokument zu erzeugen.

Sollte das Ausgangsdokument für Sie nicht mehr erreichbar sein und Ihnen nur eine PDF-Version vorliegen geben wir zu Bedenken, dass vor Beginn der Bearbeitung eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen sein könnte. Beispielsweise könnte das Dokument auch neu erstellt, gut formatiert und dann in PDF überführt werden. Dabei bedarf es meist nur einer geringen Nachbearbeitung.

Für die ersten Übungs- und Einarbeitungsversuche sollten Sie ein nicht kompliziertes und einfach strukturiertes Dokument nutzen.

Der SBS ist bewusst, dass diese Anleitung für Computernutzende mit durchschnittlichen Kenntnissen nicht immer einfach zu durchdringen ist. Die Universität ist bemüht ihren Beschäftigten einen möglichst einfachen Prozess zur Erstellung barrierearmer Dokumente anzubieten. Bis diese Strukturen jedoch etabliert sind, möchten wir Ihnen nachstehende Anleitung an die Hand geben.

Werkzeuge

Wenn ein Dokument oder Formular erstellt und in das PDF-Format exportiert wurde, kann es in PDF-XChange nachbearbeitet und geprüft werden. Auf der linken Seite des Fensters findet sich ein schmaler Reiter mit u.a. den Punkten „Barrierefreiheit“, „Lesereihenfolge“ und „Struktur“ und oben in der Menüleiste neben dem Barrierefreiheitsmenü ist ein Lesezeichen-Menü zu finden.

Prüfung der Barrierefreiheit

Eine simple Art, um eine Übersicht über die Fehler des Dokuments zubekommen, ist die Barrierefreiheitsprüfung. Über die Menüleiste wird „Barrierefreiheit“ gewählt, diese Auswahl befindet sich ziemlich weit hinten in der Leiste. Aber auch am erwähnten linken Rand befindet sich in der kleinen Menüleiste ein Button zur „Prüfung auf Barrierefreiheit“.

Wenn nun das Barrierefreiheitsmenü angeklickt wird, öffnet sich ein zusätzliches Fenster. Hier gibt es die Option „Barrierefreiheit prüfen“. Es öffnet sich eine Checkliste was geprüft werden kann (in der Regel kann die Auswahl so belassen werden, wie sie ist). Der Bericht zur Barrierefreiheit kann auch als eigene Datei gespeichert werden oder zum Dokument hinzugefügt werden.

Die Probleme für die Barrierefreiheit werden als Liste angezeigt. Diese können ähnlich wie bei Adobe korrigiert oder übersprungen werden. Die Optionen sind „Beheben“, „Regel überspringen“ und „Erklärung“ (es wird die englische Webseite von PDF-XChange aufgerufen). Bei Adobe werden teils beim klicken auf „Beheben“ die Probleme als behoben angezeigt, obwohl im Hintergrund nichts passiert ist. Bei PDF-XChange hingegen, kann beispielsweise, wenn ein fehlender Titel das Problem ist, der Titel in einem Popup erneut eingegeben werden. Des Weiteren hat Adobe keine wirkliche Zurück-Funktion, PDF-XChange hat eine bessere, die aber auch mit Vorsicht zu genießen ist (ergo ist es trotzdem besser in fortlaufenden Versionen zu speichern).

In der Barrierefreiheitsprüfung bedeuten grüne Haken, dass alles gut in der jeweiligen Kategorie ist, rote Stoppschilder sind Probleme die behoben werden müssen (Diese können über die rechte Maustaste auch erneut geprüft werden) und blaue Kreise mit Fragezeichen müssen händisch überprüft werden.

Behebung von Problemen

Nun beispielhaft die Behebung einiger Fehler.

Titel des Dokuments ändern

Die Änderung des Titels des Dokuments kann entweder in der Liste nach der Barrierefreiheitsprüfung mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Punkt geöffnet werden.

Wenn jedoch bereits ein Titel existiert erscheint dieser Punkt nicht bei der Überprüfung. Eine weitere Möglichkeit den Titel zu ändern findet sich über Datei > Dokumenteneigenschaften > Registerkarte „Beschreibung“ > Titel.
Titel des Dokuments als „Ansicht beim Öffnen“ einstellen

Ein weiterer Punkt, auf den geachtet werden sollte, ist, dass der richtige Titel (Dokumenttitel) angezeigt wird. Falls der Titel beim Öffnen angezeigt werden soll, aber dies noch nicht eingestellt ist, muss über „Datei“ und dann „Eigenschaften“ das Einstellungsfenster geöffnet werden. In der Registerkarte „Ansicht beim Öffnen“ kann „Einblenden“ von „Dateiname“ auf „Dokumenttitel“ umgestellt werden.
Einstellen der primären Sprache

Zum Einstellen der primären Sprache kann in unserer Liste der Barrierefreiheitsprüfung auf den zugehörigen Punkt mit der rechten Maustaste geklickt werden und „beheben“ ausgewählt werden. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem die Sprache ausgewählt werden kann.
Schriftarten einbetten

Wenn ein Problem mit den Schriftarten vorliegt, ist dies schwieriger zu lösen. In PDF-XChange findet sich keine Möglichkeit die Schriftarten einzubetten. Dies muss entweder bereits in Word / LibreOffice geschehen oder über eine Layout-Software.
Korrekturen am Text

Über den Reiter „Start“ und „Text bearbeiten“ können Korrekturen am Text durchgeführt oder neuer Text hinzugefügt werden. Dies allerdings eher bei kleinen Ergänzungen oder Korrekturen. Sonst ist die nochmalige Bearbeitung mit Word / LibreOffice sinnvoller. Um Text hinzuzufügen z.B. eine Überschrift, wird, wo die Überschrift erscheinen soll, per Mausklick ein Fenster aufgezogen. In diesem Bereich kann dann der Überschrifttext geschrieben werden. Der bisherige Text muss nach unten verschoben werden um Platz zu schaffen.

Bilder sollten bitte nicht so hinzugefügt werden, der Austausch von bereits bestehenden Bildern ist schon eher, allerdings mit Vorsicht, möglich.
Mit der Funktion „Lesereihenfolge“ arbeiten

Die Lesereihenfolge wird durch ein Symbol Z mit einem kleinen Stift unten dran markiert. Mit Klick darauf, kann die Strukturreihenfolge einer Seite mit Deklaration der Art des Inhalts hinzugefügt werden. Es muss nur auf „Lesereihenfolge“ geklickt werden und ein großer Kasten, gerne größer als der Inhalt selbst, um das Element gezogen werden. Nun muss nur noch ausgewählt werden, um welche Art von Tag (z.B. Bild, Text/Absatz, Überschrift der Ebene 1, …) es sich handelt.

Bei Bedarf kann das Strukturelement an die richtige Stelle in der Liste gezogen werden. Vorsicht ist geboten, wenn die verwendeten Bilder sich mit dem Text überschneiden. Dies kann beim Ziehen der Rahmen und der Auszeichnung stören.

Wenn es zu Fehlern auf einer Seite gekommen ist, kann zum einen die Struktur der ganzen Seite gelöscht werden, wenn es die ganze Seite betrifft. Dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Seite in der Liste und dann unten „Seitenstruktur löschen“ drücken.

Falls nur eine bestimmte Seitenstruktur fehlerhaft ist, gibt es zwei Möglichkeiten, nur diese Eine zu löschen. Die erste Option ist, mit der rechten Maustaste auf das Strukturelement in der Liste zu klicken, welches den Fehler aufweist, und dann mit „Ausgewählte Seitenstruktur löschen“ (einzige der Optionen ohne Symbol in dem sich öffnenden Menü) diese Struktur zu entfernen, um sie neu zu erstellen.

Analog kann ebenfalls mit der rechten Maustaste auf die kleine Nummer, die die Lesereihenfolge auf der Seite zeigt, geklickt werden. Durch das anwählen der Nummer, wird die Aktion auf diesen Teil der Seitenstruktur beschränkt und es kann nur die fehlerhafte Struktur entfernt werden.

Achtung: Wenn die Seitenstruktur bei der Lesereihenfolge gelöscht wird, um sie neu zu markieren bleiben leere Tags zurück! Diese müssen im Tag-Baum bereinigt werden.
Tab-Reihenfolge

Die Tab-Reihenfolge kann an die Dokumentstruktur angepasst werden. Dies ist insbesondere wichtig, wenn es um die korrekte Reihenfolge von Formularfeldern und Links geht. Zum Anpassen der Reihenfolge muss „(Seiten-)Vorschau“ (Symbol: Mehrere Blätter voreinander) in der Menüleiste (links oder unten) ausgewählt werden. Es öffnet sich eine Übersicht der Seiten. Wenn nun ein Rechtsklick auf eine der Seiten der Vorschau erfolgt und in den sich öffnenden Optionen „Eigenschaften“ ausgewählt wird, öffnet sich rechts eine neue Seitenleiste. Dort findet sich die Eigenschaft „Tab-Reihenfolge“. Hier kann in einem Dropdown Menü diese u.a. auf „Dokumentreihenfolge“ gesetzt werden. Falls die Tab-Reihenfolge für alle Seiten festgelegt werden soll, müssen vor dem Rechtsklick alle Seiten markiert werden.
Tags

Tags (engl. Etiketten; Symbol in Menüleiste ist ein Etikett) können Inhalte für assistive Technologien, wie Screenreader lesbar machen. Sie zeichnen aus, ob es sich bei dem Inhalt um bspw. eine Überschrift oder einen Textabsatz handelt und, wenn es sich um eine Überschrift handelt, auf welcher Ebene diese eingeordnet wird.

Die Tags werden automatisch durch die Auszeichnungen, die in der Lesereihenfolge gesetzt wurden, erstellt. Angesehen, nachbearbeitet oder verschoben werden können die Tags, nachdem das zugehörige Menü durch Klick auf das Etikett-Symbol geöffnet wird.

Erinnerung: Wenn man die Seitenstruktur bei der Lesereihenfolge löscht, um sie neu zu markieren bleiben leere Tags zurück!

Die Tag-Rollen können auch nach der Erstellung geändert werden. Dazu mit der linken Maustaste auf die Bezeichnung klicken und gedrückt halten oder über die rechte Maustaste die Eigenschaften öffnen. So kann u.a. ein Inhalt, der als Absatz ausgezeichnet ist nachträglich in eine Überschrift der zweiten Ebene verwandelt werden.
Farbkontrast überprüfen

Der Farbkontrast sollte manuell überprüft werden. Dabei empfiehlt sich Schwarz-Weiß als bewährte Kontrastkombination. Generell sollten helle Farben auf hellem Hintergrund sowie dunkle Farben auf dunklem Hintergrund vermieden werden. Da Rot-Grün-Sehschwächen in der Bevölkerung relativ häufig vorkommen, ist es ratsam, eng verwandte Rot- und Grüntöne möglichst zu vermeiden. Verschiedene Formen von Sehbeeinträchtigungen lassen sich mit dem Online-Tool simulieren. Besonders praktisch: Sie können dort eigene Bilder hochladen und direkt sehen, wie diese für Menschen mit unterschiedlichen Sehschwächen wahrgenommen werden.
Alternativtext

Auch ein fehlender Alternativtext kann über die Barrierefreiheitsprüfung ergänzt werden. In der Liste mit rechts auf die passende Stelle in der Liste klicken und „beheben“ auswählen. Es öffnet sich eine Tabelle, in der der Text eingegeben werden kann. Unten ist das Feld zum Alternativtext, in dieses kann der Text hineingeschrieben werden, die Zahl des dazugehörigen Bildes muss dabei markiert sein. Über den Button „Nächstes“ wird mit dem nächsten Bild ohne Alternativtext weiter gemacht. Wenn die Grafik dekorativ ist (Artefakt), kann dies gekennzeichnet werden und es wird ein Blümchen gesetzt und der Screenreader liest nichts vor, (ignoriert das Bild).

Nach Erstellung der Alternativ-Texte sollte eine erneute Barrierefreiheitsprüfung gemacht werden.
Bildunterschrift

Die Bilder an sich sollten als „Abbildung“ in der Lesereihenfolge gekennzeichnet sein und nicht als „Abbildung/Titel“. Im Tag-Baum steht der Tag „Abbildung“ als „<figure>“.

„Abbildung/Titel“ würde das Strukturelement als eine Bildunterschrift kennzeichnen. Diese Auszeichnung wird also genutzt, um die zugehörige Unterschrift zu einem Bild zu kennzeichnen

Es ist zu beachten, dass eine Bildunterschrift kein Alternativtext ist und nicht denselben nutzen für die Barrierefreiheit erfüllt. Das hinzufügen einer Bildunterschrift ersetzt also nicht den Alternativtext. Selbst wenn eine Bildunterschrift eingefügt wurde darf auf den Alternativtext nicht verzichtet werden.
Tabellen überprüfen

Soll ein Inhalt tabellarisch dargestellt werden, muss dafür eine Tabelle und keine Grafik verwendet werden. Die Tabelle benutzt im Tag-Baum die Auszeichnungen <Table> auf der höchsten und dann <TD> bzw. <TH> auf der niedrigsten Ebene. <TH> wird für die Überschriftszellen und <TD> für die Datenzellen verwendet.

In manchen Tabellen findet PAC Fehler. Zur Lösung dieser besuchen Sie bitte die Seite zu den PAC-Fehlern.
Listen überprüfen

Listen sind in PDFs eher komplex aufgebaut. Sie bestehen aus den Tags <L> (Liste), <LI> (Listenelement), <Lbl> (Nummerierung oder Aufzählungszeichen), <LBody>(Inhalt des Listeneintrags). Dabei ist <L> auf der höchsten Ebene, gefolgt von <LI>. <Lbl> und <LBody> sind Kindelemente von <LI>.

Es ist möglich eine weitere Ebene der Liste hinzuzufügen, indem <LI> ein Element mit Auszeichnung <L> untergeordnet wird. Also im Prinzip eine Liste als Inhalt eines Listenelements hinzugefügt wird.
Links überprüfen

Auch bei Verlinkungen kann es zu Fehlern kommen. Es liegt schon eine Verlinkung vor, nur die Struktur ist nicht normkonform. Fehlt zum Beispiel der Tag <Link>, legen Sie einen neuen leeren Tag vom Typ <Link> an und bewegen den Inhalt des Links (Linktext + OBJR-Element) in den neu angelegten Tag. Der OBJR-Eintrag muss sich innerhalb des Link-Tags befinden. Es ist dabei egal, ob vor oder nach dem Linktext.
Kopf- und Fußzeile überprüfen

In Office-Dokumenten angelegte Kopf- und Fußzeilen werden bei der Überführung normalerweise als Artefakt in den PDF-Editoren markiert und erscheinen daher nicht in der Tag-Struktur. Inhalte mit Relevanz für die Lesenden sollten daher nicht in der Kopf- und Fußzeile platziert werden.

Wenn diese Inhalte, beispielsweise das Logo der Uni Marburg, mit Barrierefreiheit > Lesereihenfolge nachträglich getagged werden, löst das bei PAC die Fehlermeldung „Artefakt innerhalb von getaggtem Inhalt“ aus. Näheres dazu und zu weiteren Fehlermeldungen auf der Seite zu den PAC-Fehlern.
PDF/UA

PDF/UA ist ein Standard für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente. Es dient als Grundlage zur Erstellung von Dokumenten auf Basis des PDF-Standards. Mithilfe dieser Richtlinien können möglichst barrierearme Dokumente erstellt werden. Der Adressat kann dann über die Auszeichnung des Dokuments als PDF/UA-konform erkennen, dass es den Richtlinien entspricht.

Die PDF muss maschinell (z.B. mit PAC) und manuell überprüft werden. PDF-XChange kann nicht selber Dokumente als PDF/UA konforme auszeichnen.

Der Identifier für PDF/UA kann entweder bei einem Export aus LibreOffice gesetzt, oder über einen kleinen Umweg eingefügt werden. Dazu über Dokumenteneigenschaften > Beschreibung > Zusätzliche Metadaten > Erweitert „Anhängen“ wählen und dort den Identifier aus den Zusatzmaterialien von „Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen“ hinzufügen.

Glossar

Artefakt (= Hintergrund, Verzierung)

Artefakte sind Grafiken und Hintergrundelemente, die nur zur Dekoration dienen und für das Verständnis des Dokuments nicht notwendig sind (z.B. Logos). Dementsprechend können diese als solche markiert werden, damit sie nicht beim Lesen des Dokuments stören.
Lesereihenfolge

Das Werkzeug „Lesereihenfolge“ zeigt mit Hilfe von Nummern auf dem Dokument an, in welcher Reihenfolge die einzelnen Seitenelemente mit dem Screenreader vorgelesen werden. In der oberen Menüleiste kann bei Aktivierung des Werkzeugs, diese Anzeige auch auf Struktur umgestellt werden, sodass an derselben Stelle stattdessen angezeigt wird, um welche Art von Struktur es sich handelt. Mit der Lesereihenfolge können einzelne Elemente im Dokument markiert, neu getaggt und bereits existierende Tags entfernt werden.
(Tab-)Reihenfolge

Die über die Lesereihenfolge entstandene Struktur kann hier verschoben werden, um die richtige Reihenfolge auszugeben. Dies ist besonders relevant bei Formularfeldern.
Tags

Tags dienen der Strukturierung des Textes. Sie werden aus dem zugrundeliegenden Dokument übernommen oder aus der „Lesereihenfolge“ erstellt. In diesem Werkzeug wird angezeigt, welche Metadaten den Strukturelementen mitgegeben wurden.
(Dokument)-Titel

Der Titel ist nicht zu verwechseln mit dem Dateinamen und hat keinen Einfluss auf diesen. Es muss darauf geachtet werden, dass dieser als Anzeige beim Öffnen des Dokuments eingestellt wird, damit er von Screenreadern ausgelesen werden kann.

Weitere Hinweise

Häufiges speichern wird dringend empfohlen, da die Software bei hoher Auslastung unerwartet schließen kann.

Weiterführende Informationen

Es gibt für PDFXChange Tutorials auf Englisch.

Agnes @ Work

Von Agnes @ Work gibt es Handreichungen, was getan und was vermieden werden sollte. Es finden sich verschiedene Leitfäden zu verschiedenen Formaten (u.a. Image, Barrierefreie PDFs, …), auch wenn diese eigentlich für Adobe ausgelegt sind.

Der Leitfaden „Gut fürs Image“ beschäftigt sich beispielsweise mit Grafiken, Alternativtexten und der Unterscheidung von dekorativ vs. Informativ bei Grafiken.

Das DZB hat auch ein Heft für die Arbeit mit Alternativtexten.

Support bei Rückfragen

Die SBS ist derzeit nicht in der Lage Ihnen bei Rückfragen in PDF-XChange Support anzubieten. Ihre Fragen können Sie aber gerne dennoch an uns richten. Wir bemühen uns im Rahmen unserer Möglichkeiten Sie zu unterstützen.

Danksagung

Besonderer Dank für die Erstellung dieser Anleitung gilt Simon Höllerer und Sabine Lauber-Pohle , die sich sehr tiefgehend in die Bearbeitung und Prüfung von PDF-Dokumenten im Hinblick auf Barrierefreiheit eingearbeitet haben.
Die Anleitung wurde nach bestem Wissen zusammengestellt. Allerdings können alleine durch kleinere Programm-Updates manche inhaltliche Punkte nicht mehr stimmen. Wir freuen uns, wenn Sie uns mögliche Fehler oder Ergänzungsvorschläge mitteilen.