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Digitales Archiv der Hochschulen in Hessen

Vermehrt entstehen in den Behörden und Dienststellen des Landes Hessen Akten nur noch in digitaler Form. So geschieht es auch in den Universitäten, auch wenn hier die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) nur erst in Teilen der Verwaltung Einzug gehalten haben, häufig in der Form von Campus-Management-Systemen. Einige dieser Akten können oder könnten auf Papier ausgedruckt, so bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und dann gegebenenfalls an das Archiv abgegeben werden, bei anderen ist das nur mit sehr hohem Aufwand und unter Verlust wichtiger Funktionen oder gar nicht mehr möglich. Deshalb haben sich die vier hessischen Universitätsarchive in Darmstadt, Frankfurt, Gießen und Marburg sowie das Archivzentrum Frankfurt in einem Verbund zusammengeschlossen und im Jahr 2018 das Digitale Archiv der Hochschulen in Hessen (DAHH) gegründet. So können die Archive auch im digitalen Zeitalter ihrer gesetzlichen Aufgabe gerecht werden.

Für digitale Unterlagen gilt dasselbe wie für Akten in Papierform auch: Wenn sie nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt werden, müssen sie dem Archiv angeboten werden. Sie dürfen nicht ohne die Zustimmung des Archivs gelöscht oder komprimiert werden! Dies gilt auch für Daten, für die gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen gelten! Vor Ablauf dieser Fristen muss das Archiv kontaktiert werden und die Daten, sofern sie als archivwürdig befunden werden, an das Archiv abgegeben werden, denn diese Abgabe kommt der gesetzlich geforderten Löschung gleich. Die genauen Begründungen hierfür finden Sie hier: „Dürfen die das?“ – Die Archivierung personenbezogener elektronischer Daten im Universitätsarchiv. Erst nach der Freigabe durch das Archiv dürfen digitale Daten und Unterlagen gelöscht werden.

Bedacht werden sollte auch, dass Verwaltungen nicht einfach digitale Akten führen dürfen. Der Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen (Aktenführungserlass AfE) vom 14. Dezember 2012 schreibt vor: „Die Dienststelle muss festlegen, ab wann und in welchen Bereichen die rechtsverbindliche elektronische Akte geführt wird. In allen anderen Bereichen gilt die rechtsverbindliche Papierakte.“ (I.1.3)