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Lösungen finden im Team- Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung

Psychische Belastungen bei der Arbeit können z.B. aus hoher Arbeitsintensität, einer ungünstigen Arbeitsumgebung, Lage der Arbeitszeit, emotionalen Anforderungen oder mangelnder sozialer Unterstützung im Tätigkeitsbereich resultieren. Um diese zu ermitteln und Maßnahmen zur Verringerung dieser Belastungen abzuleiten, also die Arbeit ggf. gesünder gestalten zu können, sind verantwortliche Leitungspersonen gefordert, gemäß des §5 Arbeitsschutzgesetz auch eine Gefährdungsbeurteilung zu psychischen Belastungen bei der Arbeit durchzuführen.

Ziel ist, eventuell auftretende Belastungen zu ermitteln und gemeinsam mögliche Lösungen zur Reduzierung zu finden. Im Unterschied zur bekannten Form der Durchführung der prozessorientierten Gefährdungsbeurteilung erfolgt die Gefährdungsbeurteilung zu psychischen Belastungen unter aktiver Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen einer Arbeitsgruppe oder Abteilung und in mehreren Schritten. (Der Begriff Abteilung steht hier auch für Dekanate, Leitungsrunden o.a.) So werden zunächst anhand einer orientierenden Prüfliste mit Fragestellungen zur Arbeitstätigkeit, Arbeitsorganisation und Soziales eventuell vorhandene Belastungen ermittelt. Dabei beantwortet jedes Mitglied einer Arbeitsgruppe oder Abteilung individuell und digital die Fragen der orientierenden Prüfliste. Werden eine oder mehrere der Prüffragen gehäuft mit „eher nein“ beantwortet, werden diese dann in einer Teamsitzung besprochen und Lösungen zur Reduzierung dieser Belastungen gesucht und dokumentiert. Als verantwortliche Leitungsperson prüfen Sie danach die formulierten Maßnahmen und veranlassen, wenn möglich, deren Umsetzung. Nach einer gewissen Zeit überprüfen Sie die Wirksamkeit der veranlassten Maßnahmen.

In einem Pilotprojekt, an dem 22 Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen der Universität teilgenommen haben, wurde diese Form der „Gefährdungsbeurteilung zu psychischen Belastungen – Lösungen finden im Team“ erfolgreich getestet. Diese partizipative Methode zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung im Team und die Dokumentationsvorlagen lehnen sich an der evaluierten Methode „Gemeinsam zu gesunden Arbeitsbedingungen“ der BG ETEM an und wurden auf unsere universitären Vorlagen der prozessorientierten Gefährdungsbeurteilung angepasst.

Die Durchführung in 5 Schritten im Detail:

  • Information

    Als verantwortliche Leitungsperson informieren Sie die Angehörigen Ihrer Arbeitsgruppe oder Abteilung über die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung zu psychischen Belastungen und verteilen die orientierende Prüfliste mit den Prüffragen. Dies kann sowohl mündlich bei einer AG- oder Teambesprechung erfolgen oder per E-Mail.

  • Belastungen ermitteln

    Die Ermittlung möglicher psychischer Belastungen erfolgt digital mittels der Software RedCap. Hierzu beantworten alle Mitarbeitenden der AG bzw. Abteilung nach vorausgehender Auswahl ihrer AG- bzw. Abteilungszugehörigkeit individuell die Fragen der orientierenden Prüfliste.  Der Link hierzu wird der verantwortlichen Leitungsperson von der zentralen Sicherheitsreferentin bzw. ihrer Mitarbeiterin zur Verfügung gestellt. Diesen geben Sie bitte an Ihre Mitarbeiter*innen weiter und bitten um Beteiligung an der Ermittlung innerhalb der kommenden 2 Wochen. Danach wird Ihnen das Ermittlungsergebnis für Ihre Arbeitsgruppe bzw. Abteilung seitens der zentralen Sicherheitsreferentin bzw. ihrer Mitarbeiterin übermittelt und Sie legen dieses Ihrer AG bzw. Abteilung vor. Prüffragen, die gehäuft mit „eher nein“ beantwortet wurden, werden nun in einer Teamsitzung besprochen, um Lösungen oder Maßnahmen zur Minimierung der Belastungen zu finden (Schritt 3). 
    Wurden keine der Prüffragen gehäuft mit „eher nein“ beantwortet, liegen somit alle Prüffragen aktuell im grünen Bereich. Alle können sich über die guten Arbeitsbedingungen zu diesem Zeitpunkt freuen. Eine weitere Teambesprechung hierzu ist aktuell nicht erforderlich. Falls Prüffragen nur vereinzelt mit „eher nein“ beantwortet wurden und hierzu keine anschließende Teambesprechung zur Lösungsfindung stattfinden wird, bieten Sie als Leitungsperson Ihren Mitarbeitenden ein Gespräch an, um ggf. auch hier eine Lösung zur Minimierung der Belastung zu finden.

    Orientierende Prüffragen/workload checklist

  • Lösungen finden im Team

    Als verantwortliche Leitungsperson laden Sie nun alle Ihre Mitarbeitenden zu einer Teambesprechung ein, um zu Prüffragen, die gehäuft mit „eher nein“ beantwortet wurden, Lösungen oder Maßnahmen zur Reduzierung der Belastungen zu finden. Setzen Sie sich einen Zeitrahmen für die Teambesprechung. Verantwortlich für das Stattfinden der Teambesprechung sind Sie als Leitungsperson. Die Moderation der Teambesprechung kann durch Sie als vorgesetzte Person oder eine andere Person (z.B. des Teams oder der Universität) erfolgen. Bitte besprechen Sie vorab mit Ihrer AG bzw. Abteilung, wer die Teambesprechung moderieren soll. Wünschen Sie eine Moderation von einer Person außerhalb Ihres Teams wenden Sie sich bitte an Ihre Sicherheitsreferentin bzw. Ihren Sicherheitsreferenten oder an die zentrale Sicherheitsreferentin. Fangen Sie mit dem dringlichsten Thema an und übertragen dieses auf die Auswertungsvorlage „Lösungen finden“. Die Bearbeitung erfolgt von links nach rechts. Erst werden Situationen oder Beispiele gesammelt und für alle sichtbar notiert, dann erst wird nach den Ursachen gefragt, danach nach möglichen Lösungen und Rahmenbedingungen. Alle Vorschläge werden notiert. Die Auswahl erfolgt später.

    Auswertungsvorlagen „Lösungen finden"
    Analysis template “Identify solutions” 

  • Maßnahmen planen und Umsetzen

    Welche der vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt werden sollen oder können, prüfen Sie als verantwortliche Leitungsperson. Legen Sie fest, welche Maßnahmen zeitnah angegangen und welche vorerst zurückgestellt werden sollen und teilen Sie Ihre Überlegungen Ihrem Team mit. Notieren Sie die Maßnahmen auf der Dokumentationsvorlage Darstellung von Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen in der Spalte 2. Legen Sie eine verantwortliche Person für die Umsetzung sowie den Endtermin der Umsetzung fest und notieren beides in der Spalte 3.

    Dokumentationsvorlage für Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen 
    Documentation template for the presentation of measures and effectiveness evaluations 

  • Wirksamkeit überprüfen

    Nach dem festgelegten Umsetzungsdatum überprüfen Sie, ob die getroffenen Maßnahmen wirken und die Belastungen reduziert wurden. Dokumentieren Sie dies mit Datumsangabe in der Spalte 4 der genannten Dokumentationsvorlage. Falls die Maßnahme nicht zum Erfolg geführt hat, entwickeln Sie weitere Maßnahmen.

Eine erneute Analyse sollte bei Änderungen der Arbeitsbedingungen oder der Teammitglieder, zur Evaluation der festgelegten Maßnahmen oder bei neuen Anzeichen für kritische psychische Belastungen nach einem oder drei Jahren durchgeführt werden.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner*innen der Abteilung Arbeitssicherheit oder Ihre/n zuständige/n Sicherheitsreferent*in.