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Allgemeine Hinweise zu Dienstreisen

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Reisen zur Fortbildung sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Reisekosten können nur für Dienstreisen und Reisen zur Fortbildung im dienstlichen Interesse erstattet werden, wenn diese vorher schriftlich angeordnet oder genehmigt sind.

Wichtig für Sie: Rechtzeitige und vollständige Beantragung der Dienstreise sichert umfassende Ansprüche (z. B. Reisekostenerstattung, Unfallschutz).

Da das Reisekostenrecht auf dem Erstattungsprinzip beruht, werden entstehende Kosten von Ihnen verauslagt (z.B. Teilnahmegebühren) und mit der Reisekostenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber / Dienstherrn geltend gemacht.

Erstattungsfähig sind nur dienstlich veranlasste und zur Durchführung des Dienstgeschäfts notwendige Kosten.

Art und Höhe der erstattungsfähigen Kosten richten sich nach dem Hessischen Reisekostengesetz (HRKG) in Verbindung mit den Verwaltungsvorschriften. Für Auslandsdienstreisen findet die Auslandsreisekostenverordnung in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) Anwendung, mit den jeweils gültigen Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeldsätzen. Hier finden Sie die gesamten Rechtsvorschriften.

Erstattungsfähig sind dem Grunde nach:

• Fahrt- und Flugkosten (§ 5 HRKG, §4 BRKG),
• Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs (§ 6 HRKG, § 5 BRKG),
• Mehraufwendungen für Verpflegung (Tagegeld §§ 7, 9, 10 und 12 Abs. 1 HRKG, §§ 6, 8, 11 BRKG),
• Übernachtungskosten (§ 8 und § 9 HRKG, § 7 und § 8 BRKG),
• Sonstige Kosten (§ 11 HRKG, § 10 BRKG).

Werden Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen durchgeführt, gelten besondere Regelungen für die Kostenerstattung (§ 14 HRKG, § 13 BRKG). Nähere Informationen finden Sie unter dem Punkt "Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen"

Besondere Regelungen können für Reisen, die aus von der Universität verwalteten Drittmitteln finanziert werden, gelten. Hier sind ggf. die Bewilligungsbestimmungen des Drittmittelgebers (z. B. DAAD, DFG) zu beachten.

Für die Anerkennung der Notwendigkeit der angefallenen Kosten wird ein strenger Maßstab angelegt. Der oberste Grundsatz ist Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Bitte beachten Sie deshalb in Ihrem eigenen Interesse bereits bei der Planung Ihrer Reise die nachfolgenden Hinweise.