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Nutzung der Deutschen Bahn / RMV

Zur Durchführung von Dienst- und Fortbildungsreisen wird die Nutzung der Deutschen Bahn (DB) bzw. des RMV empfohlen.

Dem Land Hessen wird von der DB ein Firmenkundenrabatt von derzeit 5 % auf den Business Flexpreis jeder Fahrkarte gewährt. Allerdings fallen bei Buchung über das Reisebüro Eckhardt Gebühren an. Für Gruppentickets werden keine Gebühren fällig.

Wichtig:

Wir weisen Sie ausdrücklich daraufhin, dass in der Regel so früh wie möglich zu buchen ist, damit Sparpreise genutzt werden können. Sollte kein Sparpreis vorhanden sein oder kurzfristig gebucht werden müssen, ist der Firmenkundenrabatt für Flexpreise in Anspruch zu nehmen. Sollten Sie die Ermäßigung nicht nutzen, wird der Fahrpreis bei einer Reisekostenabrechnung um 5 % gekürzt bzw. der Sparpreis angesetzt.

Inlandsreisen

Eine Fahrtkostenerstattung kommt gemäß § 5 Abs. 1 HRKG in Betracht, wenn Sie eine Strecke mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel, wie beispielsweise Bus, Bahn oder Flugzeug (siehe "Nutzung eines Flugzeuges") zurücklegen.

Dabei werden bis zu einer einfachen Entfernung von 200 km, ohne Rücksicht darauf welcher Besoldungs- und Entgeltgruppe man angehört, nur die Kosten der zweiten Klasse erstattet.

Die Kosten für Bahnfahrten können bis zur nächst höheren Klasse erstattet werden, wenn die Fahrtdauer der einfachen Strecke mehr als zwei Stunden beträgt oder sonstige triftige Gründe vorliegen.

Für Reisende ab einem Grad der Behinderung von 50 ist immer die 1. Klasse Bahnfahrt erstattungsfähig.

Auslandsreisen

Nach § 2 Abs. 1 ARV werden bei Bahnreisen die Kosten für das Benutzen der ersten Klasse erstattet.

Bei Fahrten in die folgenden Länder sind die Kosten der ersten Klasse erst ab einer Fahrtzeit von mehr als 2 Stunden pro Strecke erstattungsfähig:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Finnland
  • Frankreich
  • Irland
  • Italien (ausgenommen südlich der Eisenbahnstrecke Rom – Pescara)
  • Lichtenstein
  • Luxemburg
  • Monaco
  • Niederlande
  • Norwegen
  • Österreich
  • Schweden
  • Schweiz
  • Vereinigtes Königreich

Für Reisende ab einem Grad der Behinderung von 50 ist immer die 1. Klasse Bahnfahrt erstattungsfähig.

Sie haben 4 Möglichkeiten sich einen Fahrschein zu beschaffen:

1. Erwerb eines Fahrscheins an einem Schalter der DB

  • Sie benötigen die Kundennummer der Philipps-Universität Marburg, eine BahnCard Business oder eine kostenlose BonusCard Business. Die Kundennummer erhalten Sie bei Ihrer/Ihrem zuständigen Sachbearbeiter/-in. Bitte füllen Sie vorher das Formular "Verpflichtungserklärung" aus. Damit bestätigen Sie, dass Sie die Kundennummer nur für dienstliche Reisen nutzen werden. Die BonusCard Business erhalten Sie nach Bestellung über das Dezernat II B 2.
  • Die Kombination des Firmenkundenrabatts mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
  • Eine Gebühr wird ggf. erhoben. Die Höhe entnehmen Sie bitte der Aufstellung.
  • Der Fahrschein muss vor Ort bezahlt werden.

2. Bestellung des Fahrscheins mit dem Bahn-Tix-Verfahren

  • Das Reisebüro Eckhardt bietet an, dass Fahrkarten unter Angabe des Namens, der Dienstanschrift und der Kostenstelle, telefonisch bestellt werden können. Der Reisende bekommt einen Code mitgeteilt. Dieser Code muss vor der Abfahrt an einem Ticketautomaten im entsprechenden Menüpunkt eingegeben und das Ticket gedruckt werden.
  • Eine Kombination des Firmenkundenrabatts mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
  • Es kann per Rechnung oder mit persönlicher Kreditkarte bezahlt werden.
  • Eine Gebühr wird erhoben. Die Höhe entnehmen Sie bitte der Aufstellung.

3. Ausstellen eines Fahrscheins durch das Reisebüro Eckhardt, Ketzerbach 7, 35037 Marburg (Tel. 06421-64060)

  • Der Reisende darf sich gegen Vorlage des bereits durch die Verwaltung genehmigten Dienstreiseantrags einen Fahrschein ausstellen lassen.
  • Eine Kombination des Firmenkundenrabatts mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
  • Für die Buchung von Fahrscheinen werden Servicegebühren erhoben.
  • Es kann bar, mit persönlicher Kreditkarte oder per Rechnung bezahlt werden.
  • Der Reisende muss nicht in Vorleistung treten, die Rechnung wird direkt an das Referat für Dienstreiseangelegenheiten geschickt und von der Dienstelle bezahlt.

4. Online-Ticket buchen über das Firmenkundenportal der DB

  • Alle Mitarbeiter (mit Arbeitsvertrag) der Philipps-Universität Marburg sind berechtigt, über das Firmenkundenportal ein Online-Ticket buchen.
    • Über Frau das Referat für Dienstreiseangelegenheiten können Sie für das Firmenkundenportal freigeschaltet werden.
    • Dazu müssen Sie das Formular „Verpflichtungserklärung“ ausfüllen und unterschreiben. Bitte denken Sie daran, die dienstliche E-Mailadresse anzugeben.
    • Nachdem Sie registriert wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Zugangslink für das Portal.
      In dieser E-Mail finden Sie auch Informationen, wie Sie sich mit Ihren persönlichen Daten anmelden können.
    • Sobald Sie angemeldet sind, können Sie jederzeit buchen.
  • Es kann mit persönlicher Kreditkarte oder per PayPal bezahlt werden.
  • Sie sind flexibel und unabhängig, weil Sie jederzeit (unabhängig von Öffnungszeiten) eine Fahrkarte buchen können und dabei den Firmenkundenrabatt in Höhe von 5 % automatisch in Anspruch nehmen.
  • Es können auch Sparpreise gebucht werden. Unter Umständen kann es sein, dass der Firmenkundenrabatt nicht abgezogen werden kann. Die erfahrenen Kilometer werden aber trotzdem dem Land Hessen gutgeschrieben.
  • Eine Kombination des Firmenkundenrabatts mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
  • Es fallen keine zusätzlichen Gebühren an.
  • Es dürfen ausschließlich dienstliche Reisen über das Portal gebucht werden.

BahnCard Business und private BahnCard

Unter dem nachfolgenden Link finden Sie eine Übersicht über die unterschiedlichen privaten BahnCards und Business BahnCards sowie weiterführende Informationen wie Preise, Konditionen, Erstattungsmöglichkeiten etc.:

Übersicht BahnCard

Auswirkung der BahnCard Business auf die Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich gilt im Reisekostenrecht das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Daher kann immer nur das erstattet werden, was dienstlich notwendig war.

Fahrtkostenerstattung mit einer BahnCard Business

  1. Die Erstattung der Anschaffungskosten der BahnCard Business kann sofort erfolgen, wenn dargelegt wird, wie viele Reisen für das kommende Jahr geplant sind und sich dadurch die Anschaffungskosten wahrscheinlich amortisieren.
  2. Die verauslagten Fahrtkosten werden in der Höhe in der sie entstanden sind erstattet, sofern der BahnCard- und der Firmenkundenrabatt genutzt wurden und sie den Vorgaben des Hessischen Reisekostengesetzes entsprechen.

Fahrtkostenerstattung mit der BonusCard Business (keine BahnCard Business und keine private BahnCard vorhanden)

  1. Die verauslagten Fahrtkosten werden erstattet, sofern sie notwendig waren und den Vorgaben des Hessischen Reisekostengesetzes entsprechen.

Fahrtkostenerstattung mit der privaten BahnCard

  1. Eine Erstattung der BahnCard ist erst nach vollständiger Einsparung der Anschaffungskosten möglich.
  2. Die verauslagten Fahrtkosten werden erstattet, wenn die private BahnCard zum Einsatz gebracht wurde, keine BahnCard Business vorhanden ist, der Einsatz der BonusCard Business höhere Ausgaben zur Folge gehabt hätte und sie den Vorgaben des Hess. Reisekostengesetzes entsprechen.
  3. Wurde ein/-e Mitarbeiter/-in dazu aufgefordert eine BahnCard Business anzuschaffen und kommt dieser Aufforderung nicht nach, so werden die Anschaffungskosten der privaten BahnCard nicht erstattet und man wird so gestellt, als hätte man eine BahnCard Business. Das bedeutet, dass die Fahrtkosten abzüglich des Firmenkundenrabatts erstattet werden.

Die Verbuchung der Anschaffungskosten

Die Anschaffungskosten für die BahnCard Business sind immer der Kostenstelle / dem Fonds zuzuordnen, aus der / dem die dienstlichen Reisen bezahlt werden. Sollten Mitarbeiter für mehrere Projekte gleichzeitig Aufgaben wahrnehmen, so bietet es sich an, die BahnCard zuerst aus dem Kostenstellenbudget zu erstatten und am Ende der Gültigkeit der Karte den betreffenden Projekten anteilig mit einer internen Umbuchung zuzuordnen.