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Hochschulsekretariate - Schaltstellen unserer Universität
Sekretariate sind wichtige Schaltstellen in unserer Universität, deren Funktion sich in den letzten zwanzig Jahren immer stärker weg vom 'Vorzimmer für eine Professur' hin zum komplexen Büromanagement innerhalb eines Instituts oder Bereichs entwickelt hat. Über die damit einhergehenden Veränderungen in den Arbeitsbedingungen dieses Bereichs war bisher wenig bekannt. Die letzte Befragung lag 22 Jahre zurück (Arbeitsplatz Sekretariat. Ergebnisse einer Befragung von Frauen in Sekretariaten der Philipps-Universität Marburg, Juni 1999). Es galt, diese Erkenntnislücke zu schließen und damit einen Baustein für mögliche konkrete Verbesserung der Arbeitsbedingungen in diesem frauendominierten Arbeitsfeld zu liefern. Daher hat die zentrale Gleichstellungskommission das Büro der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten mit der Durchführung einer Befragung aller Sekretariatsbeschäftigten beauftragt. Durchgeführt wurde diese im Sommer 2021 durch das Büro der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten. Die Ergebnisse liefern nicht nur wertvolle Einblicke in aktuelle Herausforderungen und Handlungsfelder der Sekretariate an der Philipps-Universität, sondern lassen auch Rückschlüsse auf Hochschulsekretariate insgesamt zu.
Hier finden Sie unseren umfangreichen Bericht zur Sekretariatsstudie (57 Seiten).
Der Fragebogen mit insgesamt 54 Fragen teilt sich auf in
- Ausbildung und Beschäftigungssituation,
- Fragmentierung der Sekretariatsarbeit (Arbeiten auf mehreren Stellen),
- Aufgaben in den Sekretariaten und Tätigkeitsbeschreibungen,
- Arbeitsklima und Einschätzung der Arbeitssituation,
- Fort- und Weiterbildungsbedarf sowie
- generelle Bilanz der Arbeitssituation in unseren Hochschulsekretariaten.
Kurzzusammenfassung. Ergebnisse und Ausblick
Die Befragung wurde vom 13. Juli 2021 bis zum 15. August 2021 anonym und online durchgeführt. Die Teilnahmequote lag bei 52%. Die Resonanz auf die Sekretariatsstudie innerhalb und außerhalb der Philipps-Universität ermöglichte es, die Heterogenität innerhalb der Gruppe der Sekretariatsbeschäftigten einem breiten Publikum aufzuzeigen, was u.a. für mehr Sichtbarkeit des Arbeitsplatzes Sekretariat sorgte und v.a. an der Philipps-Universität bereits zahlreiche Veränderungen anstoßen konnte.
Ausbildung und Beschäftigungssituation
Die Sekretariatsstudie 2021 liefert Einblicke in die Rahmenbedingungen der Arbeit in unseren Hochschulsekretariaten. Sie fragt sowohl nach der Qualifikation der Beschäftigten als auch nach den grundsätzlichen Bedingungen, unter denen in den Sekretariaten gearbeitet wird.
Zugehörigkeit zur Philipps-Universität: Seit über zehn Jahren auf einer Stelle unbefristet teilzeitbeschäftigt
Die meisten Befragten arbeiten seit über zehn Jahren an unserer Universität:
- Ein Drittel ist bereits seit mehr als 20 Jahren an der Philipps-Universität beschäftigt,
- ein Viertel arbeitet seit elf bis 20 Jahren an dieser Universität.
- Ein weiteres Viertel arbeitet seit drei bis zehn und das letzte Fünftel seit maximal drei Jahren an der Universität.
56% haben ihre Stelle schon einmal gewechselt.
95% aller Befragten waren zum Zeitpunkt der Studie mit mindestens 50% ihrer aktuellen Arbeitszeit unbefristet beschäftigt.
Ohne aktuelle Aufstockungen waren 42% aller Befragten zum Zeitpunkt der Befragung vollzeitbeschäftigt. Die meisten Sekretär*innen sind teilzeitbeschäftigt. Ein Viertel arbeitet mehr als eine halbe Stelle. 28% sind mit max. 50% teilzeitbeschäftigt. 5% der Befragten haben eine Arbeitszeit von maximal 25%.
Qualifikation: Meist Abitur und große Ausbildungsbreite
41% der Befragten haben einen mittleren, 15% einen Fachhochschulabschluss, 44% die allgemeine Hochschulreife. Die Beschäftigten in den Sekretariaten und im Büromanagement sind für ihr Aufgabengebiet durch ihren Schulabschluss überdurchschnittlich hoch qualifiziert.
- Ein Drittel der Befragten, 33%, absolvierte eine kaufmännische Ausbildung,
- 30% der Befragten schlossen eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in ab,
- 19% haben eine Ausbildung als Verwaltungsangestellte.
- 15% verfügen über eine andere Ausbildung.
- Ein Fünftel (20%) hat einen Studienabschluss.
15% der Befragten haben mehr als eine einzige Ausbildung oder Studium. Insgesamt gibt es eine enorme Bandbreite an Qualifikationen, die weit über die für den eigentlichen Sekretariatsbereich notwendigen Kenntnisse hinausreichen.
Bezahlung: Meist Entgeltgruppe 6 mit breit getragener Forderung nach höherer Bezahlung
8% der Befragten sind in der Entgeltgruppe 5, 43% - und damit die meisten - in der Entgeltgruppe 6, 11% in der Entgeltgruppe 7, 26% in der Entgeltgruppe 8 und 12% in der Entgeltgruppe 9 (9a oder 9b) eingruppiert.
Der Bedarf nach einer der zunehmenden Komplexität der Arbeit angepassten Bezahlung wird besonders häufig geäußert. So moniert ein*e Befragte*r "die Auferlegung von immer mehr Verwaltungstätigkeit ohne Anpassung des Gehalts". Ein*e andere*r stellt fest, es gäbe, "keine gerechte und soziale Gehälterverteilung".
Diese Aussagen schließen an die Kampagne Fairnetzt Euch! der bukof an. Diese fordert "eine Aktualisierung des Berufsbildes ebenso wie die tarifliche Höherbewertung des heute breiten und anspruchsvollen Tätigkeits- und Kompetenzspektrums" (S.1). Dies gelte aus der Perspektive einer geschlechtergerechten Universität umso mehr, denn
"Dieser Entwicklungsrückstand ist Ausdruck einer strukturellen Diskriminierung, deren Auswirkungen insbesondere Frauen tragen" (ebd.).
Mehr dazu finden Sie im Bericht auf den Seiten 7-18.Telearbeit, Homeoffice und das Arbeiten in Präsenz
Knapp 9% der Befragten arbeiteten zum Zeitpunkt der Befragung offiziell in Telearbeit. Mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice ist inzwischen deutlich weiter verbreitet. Kritisch angemerkt wird die Ungleichbehandlung der Beschäftigten in der Gewährung von mobilem Arbeiten:
"Die Ungleichbehandlung von wissenschaftlichem und administrativ-technischem Personal z. B. in Präsenzfragen sorgt für Unmut. Wer da sein muss, bekommt automatisch mehr 'Ehrenämter' wie z. B. die Ersthelfer-Rolle." Der wird Präsenzdruck in Frage gestellt, z.B. wenn man "ins Büro [...] kommen [müsse], obwohl alles im Homeoffice hätte erledigt werden können."
Als ambivalent lassen sich einige Äußerungen in Hinblick auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsfürsorge einordnen, z.B. dann, wenn Personen mobil arbeiten obwohl sie krank sind.
Mehr dazu finden Sie im Bericht auf den Seiten 13-14.Fragmentierung der Sekretariatsarbeit. Arbeiten auf mehreren Stellen
Arbeiten auf mehreren Stellen ist in den Hochschulsekretariaten verbreitet. 66% der Befragten arbeiten auf einer Stelle, 29% auf zwei Stellen, 5% auf drei oder mehr Stellen.
37% der Angestellten, die mehr als eine Stelle haben, erledigen diese in einem einzigen Büro. 63% arbeiten in zwei Büros, einige wenige sogar in drei Büros.
43% derjenigen, die mehrere Büros haben, empfinden den damit einhergehenden räumlichen Wechsel als „(sehr) entlastend“. Ein weiteres Drittel derjenigen, die in mehreren Büros arbeiten (34%), bewertet diesen als „nicht von Bedeutung“. 23% empfinden ihn als „(sehr) belastend“.
Ein*e Beschäftigte*r beschreibt das Arbeiten auf mehreren Stellen so:
"Alle Wünsche, Fragen, Anregungen, Urlaub müssen immer mit zwei Seiten besprochen werden. Durch ein Büro muss ich immer gut trennen und aufpassen, dass nichts verwischt."
Der Wechsel zwischen verschiedenen Stellen ist insgesamt sehr anspruchsvoll und abwechslungsreich. Lern- und innovationsorientierte Menschen schätzen durchaus ihr Arbeiten an Schnittstellen zwischen verschiedenen Bereichen innerhalb der Universität. Der Wechsel zwischen verschiedenen Stellen sorgt also für „mehr Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen durch verschiedene Bereiche und Vorgesetzte, die sich dadurch wiederum positiv beeinflussen und ergänzen lassen.“
"Jedes Büro hat [aber auch] eine eigene Bearbeitungsweise", "[k]omplett unterschiedliche Regeln und Fristen verwirren", man muss "schnell umschalten" und "[m]anche Dinge werden durcheinandergebracht."
Mehrere Stellen miteinander zu vereinbaren, ist also nicht nur abwechslungsreich, sondern inhaltlich und organisatorisch sehr anspruchsvoll. Der Wechsel führt ebenso zu vermehrter Arbeitsintensität, tendenziell zu Überforderung und Belastung. Es gibt "zeitgleich Arbeitsaufträge von verschiedenen Vorgesetzten".
"Obwohl nur 50 % der Arbeitszeit zur Verfügung stehen, müssen beide Tätigkeiten zu 100 % inhaltlich erfasst werden."
Wer "immer wieder gedanklich zwischen den Stellen spring[t]", hat letztlich "Verzögerungen bei [der] Bearbeitung von Aufgaben", wie es ein*e Befragte*r bemerkt. Das entspricht der allgemeinen Studienlage zu Multi-Tasking.
Hohe Gestaltungsspielräume und Entscheidungsbefugnisse fallen jedoch andererseits positiv ins Gewicht. Trotz allem ermöglicht das Arbeiten auf mehreren Stellen also auch viel Freude an der Arbeit. Eine*r sieht es positiv:
"Ich kann einmal schwierige Aufgaben liegen lassen und mich an der anderen Stelle auf etwas Anderes konzentrieren, so kann ich an die schwierige Aufgabe neu und anders herangehen. Das macht es oft leichter und entlastet zwischendurch."
Ob der Stellenwechsel insgesamt mehr belastet oder nicht, ist nicht abschließend bewertbar.
Für die bessere Vereinbarung mehrerer Stellen werden organisatorische Verbesserungen in der Urlaubs- und Krankheitsvertretung und in der IT-Infrastruktur gefordert. Die Arbeitgeberin sollte demnach "Abläufe vereinheitlichen", "Bürokratie erleichtern, IT verbessern", z.B. durch den "Zugriff auf alle Laufwerke von beiden Büros aus" oder durch die Einführung rechtsgültiger digitaler Signaturen. Das würde nicht nur das Arbeiten aus einem anderen Büro, sondern ebenso die Nutzung des mobilen Arbeitens erleichtern.
Schließlich könnte die Anerkennung für die von den Sekretär*innen erbrachte organisatorische Leistung, verschiedene komplexe Stellen miteinander gewinnbringend zu kombinieren steigen.
Mehr dazu finden Sie im Bericht auf den Seiten 43-51.Aufgaben in Sekretariaten. Multitasking zwischen „External Brain“ und „Mädchen für alles“
Aufgabenvielfalt von SAP bis Fristenüberwachung
Pro Stelle im Sekretariatsbereiche fallen ca. 21 bis 33 verschiedene Aufgaben an. Mit jeder weiteren Stelle im Sekretariatsbereich kommen ca. neun weitere Aufgaben dazu. Dies zeigt: Die Aufgaben in modernen Hochschulsekretariaten haben sich in den letzten zwanzig Jahren enorm diversifiziert und erfordern teilweise sehr spezielle Kenntnisse. Zudem sorgen Umstrukturierungen für eine Auslagerung von Aufgaben aus den zentralen in die dezentralen Sekretariate.
Gerade unter den Bedingungen ständig wechselnden wissenschaftlichen Personals und stets neuer Studierender sind das breite Fachwissen sowie das ständige Mitdenken der Sekretär*innen elementar für das Funktionieren des Systems Universität. Büromanager*innen dienen dabei häufig sowohl als Schnittstelle zwischen verschiedenen Personen und Abteilungen innerhalb ihres Bereichs als auch innerhalb der Universität insgesamt, bspw. zwischen Fachbereich und Universitätsverwaltung. Sie sind häufig, so ein*e Befragte*r, das „external brain für die Vorgesetzten“ und damit wichtige Anker ihrer Bereiche, die den Überblick über aktuelle Regelungen sowie den Stand von Prozessen und Entscheidungen haben. Dabei kommt ihnen nicht selten ihre lange Berufserfahrung zugute.
Technisierung und Digitalisierung haben in allen Arbeitsbereichen Einzug gehalten und beeinflussen die Arbeit in den Sekretariaten mit allen üblichen dazugehörigen positiven und negativen Effekten. Die Arbeit mit digitalen Systemen prägt die Sekretariatstätigkeiten stark und durch alle Entgeltgruppen hinweg. Dies verlangt nicht nur umfassende organisatorische, sondern vor allem digitale Kompetenzen.
Bei den Arbeiten mit Word, Excel, Access, ILIAS, QIS, Marvin, HIS-POS, WPS, SAP und zahlreichen anderen Plattformen und Programmen stehen Sekretär*innen nicht selten anderen Universitätsangehörigen mit Rat und Tat zur Seite. Die Kommunikation nach innen und außen, die Erstellung und Pflege der Websites, die Überwachung von Kostenstellen sowie die Prüfungsverwaltung machen umsichtiges und (rechtlich) korrektes Handeln, hohes Verantwortungsbewusstsein und teils schnelle eigenständige Entscheidungen unabdingbar. Neben diesen anspruchsvollen Tätigkeiten sollen Sekretär*innen aber immer auch "parat stehen für schnellstmöglich zu Erledigendes, parallel zum laufenden Tagesgeschäft" wie es ein*e Befragte*r ausdrückt und sind manchmal "Mädchen für alles". Nicht zuletzt erfüllen sie eine hohe soziale Funktion in ihrem Bereich und übernehmen oft die Verantwortung für das emotionale Wohl aller Beteiligten sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Das Multitasking zwischen diesen vielen ineinander greifenden Aufgaben bei hoher Flexibilität ist damit charakteristisch für die Arbeit in unseren Universitätssekretariaten.
Aufgabenverteilung nach Stellenkategorien und Entgeltgruppen
Die Eingruppierung von Hochschulsekretariaten gilt in vielen Punkten als überholt und nicht adäquat im Tarifvertrag abgebildet. Zudem wirken die Eingruppierungen für Betroffene häufig nicht transparent. Ein Ziel der Studie war es daher, mit Abfrage der Tätigkeiten mehr Einblicke in die tatsächlichen Arbeitsfelder der unterschiedlichen Entgeltgruppen zu erhalten.
In der Entgeltgruppe 5 findet sich demnach Personal, das schon länger an unserer Universität beschäftigt, aber sehr gering bezahlt ist. Die hier Beschäftigten garantieren reibungslose Abläufe in organisatorischen Fragen. Die Tätigkeiten in dieser Entgeltgruppe zeichnen sich durch die Anforderung aus, auf Abruf auf das akut Geforderte zu reagieren, z.B. Ausgabe von Schlüsseln, Kopierkarten und Transpondern, (telefonische) Auskünfte, Terminkoordination, Ablage, Materialbestellungen sowie die Bedienung von Marvin.
Zur Entgeltgruppe 6 gehören die meisten der Befragten. Üblicherweise an Fachbereichen angestellt, finden sich hier Aufgabenjongleur*innen mit umfassenden Aufgaben, die eine tiefe Kenntnis des Systems Universität voraussetzen. Diese umfassen u.a. Terminkoordination, Bedienung von ilias, Marvin, SAP und WPS, eigenständige Überwachung von Fristen, Deadlines sowie die Prüfungsverwaltung. Das selbständige Formulieren von Schriftstücken ist hier häufiger zu finden als in der Entgeltgruppe 5, ebenso die Organisation von Sitzungen, Tagungen und Reisen, die Homepage-Pflege und die Erstellung von Kontoauszügen. Das Aufgabenprofil ist merklich vielfältiger und komplexer als in der Entgeltgruppe 5 und wird in seinem Abwechslungsreichtum von vielen Angestellten geschätzt.
In der Entgeltgruppe 7 findet sich vor allem fremdsprachlich gebildetes Personal mit noch stärker ausgeprägter Fachkenntnis. Viele Befragte in diesem Bereich schätzen die Internationalität und die Möglichkeit, ihre Sprachkenntnisse einzubringen, so wie es diese Stellen erfordern, sehr.
In die Entgeltgruppe 8 sind Fremdsprachen- oder Finanzspezialist*innen mit eigenen Verantwortungsbereichen eingruppiert. Eine umfassende Kenntnis der zu erledigenden Tätigkeiten und der dazugehörigen Rahmenbedingungen werden vorausgesetzt. Auffallend und den Vorgaben entsprechend kommen in dieser Entgeltgruppe weitere Fremdsprachen jenseits von Englisch zum Einsatz. Die "eigenständige Überwachung von Fristen und Deadlines" ist nur ein Beispiel für die zunehmende Eigenständigkeit mit steigender Entgeltgruppe. Auch kaufmännisches Wissen wird wesentlich stärker als in den niedrigeren Entgeltgruppen eingesetzt und selbständig angewandt und ausgelegt. Gerade die Arbeiten in der Finanzbearbeitung sorgen in dieser Entgeltgruppe aber auch für Unmut: "Man sitzt ständig zwischen den Stühlen und ist Prellbock für interne Streitigkeiten, die oft durch zu kleines Budget produziert sind." Insgesamt aber schätzen die Angestellten dieser Entgeltgruppe in hohem Maße den Abwechslungsreichtum ihrer Tätigkeit.
Die Entgeltgruppen 9a und b beherberen meist in Vollzeit Angestellte mit vielen selbständigen Leistungen und hoher Verantwortung. Das Aufgabenprofil umfasst neben der Auskunft an Studierende und Beschäftigte, häufig auch in englischer Sprache, in hohem Maße selbständige Arbeiten wie etwa das Formulieren von Schriftstücken, die eigenverantwortliche Überwachung von Fristen und Deadlines sowie die administrative Planung und Organisation von regelmäßigen Verwaltungsabläufen, z.B. Promotionsverfahren. Das Auslegen von Regularien und Gesetzen mit eigenen Ermessensspielraum kommt hier deutlich öfter zum Tragen als in andere Entgeltgruppen. Das Office Pakete wird sehr häufig und i.d.R. unter der Nutzung von Excel und Access bedient. Terminkoordination, Ablage, Sitzungs- und Tagungsorganisation, sowie spezielle Rechercheaufträge ergänzen den Aufgabenkatalog.
Insgesamt lässt sich zeigen, dass die Grenzen zwischen den Tätigkeiten in den Entgeltgruppen 6, 7 und 8 teilweise sehr unscharf sind. Die Aufgaben in den Entgeltgruppen 5 und 9a/b lassen sich jedoch sehr gut von denen anderer Entgeltgruppen abgrenzen.
Mehr dazu finden Sie im Bericht auf den Seiten 19-42.Arbeitsklima und Einschätzung der Arbeitssituation
Im Großen und Ganzen schätzen die Beschäftigten in unseren Hochschulsekretariaten das Arbeitsklima an unserer Universität. Das Betriebsklima wird von knapp dreiviertel aller Befragten als "gut" (40%) bzw. "sehr gut" (33%) bewertet. Hierbei gibt es keine Unterschiede zwischen den Entgeltgruppen.
Die beste Bewertung erhält das Verhältnis zu anderen Kolleg*innen. Auch das Verhalten der Vorgesetzten, die Unterstützung durch die Vorgesetzten bei Fort- und Weiterbildungen, die Wertschätzung der eigenen Arbeit durch die Vorgesetzten sowie die Arbeitsplatzausstattung werden mit "gut" bewertet. Eine mittlere Bewertung erhalten die Versorgung mit für die Arbeit notwendigen Informationen sowie die für die Aufgaben zur Verfügung stehende Zeit. Die schlechteste, aber immer noch eine mittlere, Bewertung erhalten Regelungen zur Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
Gefragt nach dem, was an der Universität besonders positiv hervorzuheben ist, nennt der Großteil der Beschäftigten Vielfalt und Abwechslungsreichtum der Aufgaben, Kontakt mit unterschiedlichen Menschen, seien es Kolleg*innen oder Studierende, ihre Vorgesetzten sowie die freundliche, respektvolle und wertschätzende Arbeitsatmosphäre an ihrer Arbeitsstelle. Auffällig sind zudem die sehr positiven Äußerungen zum selbständigen und eigenständigen Arbeiten, eigenverantwortlichem Handeln und teilweise großen Gestaltungsspielräumen.
"Immer mal taucht ein Problem auf, was gelöst werden muss. Man erlebt immer wieder neue Fälle und hat mit vielen unterschiedlichen Leuten zu tun."
"Die Uni ist ein inspirierendes Umfeld. Ich sehe mich im Sekretariat auf einer wichtigen Position. Im Vergleich zur freien Wirtschaft empfinde ich für mich ein größeres Maß an persönlicher Freiheit bei wirtschaftlicher Sicherheit."
Ein Grundproblem in der Sekretariatsarbeit liegt jedoch in der Bezahlung. Diese ist vor allem in den unteren Entgeltgruppen eine Treiberin von Unzufriedenheit. Die Differenzen in der finanziellen Anerkennung im Vergleich mit nahen Kolleg*innen werden durchaus wahrgenommen und als sozial ungerecht bewertet. Den Befragten sind dabei die Rahmenbedingungen in der Universität, die für diese Aufgabenlast und teilweise Unterfinanzierung sorgen, durchaus präsent. Ökonomische und zeitliche Rationalisierungen werden in ihrer Auswirkung auf die Sekretariate klar beschrieben. Arbeits- und Zeitdruck paaren sich mit organisatorischen und kommunikativen Barrieren. "Komplizierte Verwaltungswege" werden ebenso kritisiert wie "absurde Vorgaben" oder die "schlechte Kommunikation" mit anderen Abteilungen. Erlebnisse des Machtmissbrauchs werden teilweise ebenso geschildert wie Geringschätzung durch Vorgesetzte.
Gefordert werden verbesserte, einfachere und vor allem digitale Abläufe (z.B. rechtsgültige Signaturen), eine höherwertige technische Ausstattung sowie die Entwicklung, Einführung und Umsetzung neuer IT-Formate in Zusammenarbeit mit künftigen Anwender*innen.
Mehr dazu finden Sie im Bericht auf den Seiten 52-55.Erfolge
Unsere Sekretariatsstudie hat bereits zu Beginn ihrer Durchführung zu zahlreichen, teils unerwarteten, Erfolgen geführt:
Offensichtlich traf unsere Befragung im August 2021 einen Nerv. Trotz vorlesungsfreier Zeit und Schulferien haben 52% aller Sekretariatsbeschäftigten ihren Beitrag zu einem umfassenden Einblick in ihre Arbeitssituation geleistet. Freitextfelder wurden umfangreich ausgefüllt und informierten so teilweise sehr detailliert über die Arbeitsbedingungen in unseren Hochschulsekretariaten. Kolleg*innen kamen miteinander ins Gespräch und stärkten ihr eigenes Selbstverständnis und Selbstbewusstsein als Beschäftigtengruppe.
• Erste Ergebnisse flossen schon frühzeitig in die Dienstvereinbarung mobiles Arbeiten ein.
• Eine Routine zur IT-gestützten Sortierung von E-Mails während und nach Urlauben wird vom Präsidenten befürwortet und ist im Frauenförder- und Gleichstellungsplan 2023-2028 verankert.
• Beratungsmöglichkeiten (nicht nur) für Sekretariatsbeschäftigte wurden bekanntgemacht und ausgebaut (zentrale Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte der Fachbereiche, Personalrat, Personalentwicklung, Schwerbehindertenvertretung, Konfliktberatung und Prozessentwicklung, Beratung zu Antidiskriminierung und Diversität).
• Orientierungen für Tätigkeitsbeschreibungen wurden erarbeitet, Eingruppierungsmerkmale transparenter gemacht.
• Psychische Belastungen wurden in die Gefährdungsbeurteilungen aufgenommen.
• Beschäftigte und Arbeitsbedingungen in den Sekretariaten erhielten mehr Sichtbarkeit.Resonanz, Outreach & Best Practice
Die Ergebnisse der Sekretariatsstudie wurden hochschulintern und bundesweit präsentiert, diskutiert und als Best Practice für Studien und Aktivitäten an anderen Hochschulen genutzt:
• 2021, September. Vortrag Arbeitsplatz Hochschulsekretariat und Diskussion erster Ergebnisse bei der virtuellen Jahrestagung der bukof e.V. "Solidaritäten gestalten. Für eine geschlechtergerechte Hochschulpolitik" in der Kommission Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung (MTV)
• 2022, Februar. zweimal. geschützter Rahmen nur für Sekretär*innen, online
• 2022, Februar. Personalrat
• 2022, Februar. Personalabteilung
• 2022, Februar. Vizepräsidentin für Gleichstellung und Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses, jetzt Vizepräsidentin für Chancengleichheit und Karriereentwicklung
• 2022, März. Frauenvollversammlung
• 2022, April. Beitrag in Info des Personalrats
• 2022, September. Workshop Wie gestalte ich eine gelungene Umfrage? beim Zweiten bundesweiten Sekretariats-Netzwerktreffen der Kampagne FairNetztEuch! 2.0 Fortbildung: Arbeit Sichtbar Machen
• 2023, Januar. Fertigstellung des Berichts zur Sekretariatsstudie
• 2023, März. Präsentation bei den Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten der Fachbereiche
• 2023, April. Weitergabe des Marburger Fragebogens als Best Practice an über 20 Sekretariatsnetzwerke bundesweit
• 2023, Juni. Präsentation und Diskussion des Berichts zur Sekretariatsstudie in der zentralen GleichstellungskommissionWie geht's weiter?
• Wiederholung der Umfrage ab 2025
• Wegzeiten als Arbeitszeiten bei gleichartigen Stellen anerkennen => wird mit dem neuen Kanzler besprochen ab 2024
• Umgang mit Mails während Urlaub, geschlechtergerechte Parkraumbewirtschaftung => in Frauenförder- und Gleichstellungsplan ab 2023
• Entgeltgleichheitscheck in 2024
• Arbeitsgemeinschaft Sekretariate und Büroorganisation bekannter machen, Vernetzung unter Sekretariatsbeschäftigten anregen und bei Bedarf unterstützen
• Einstiegs-/"Buddy"-Programm für Neueinsteiger*innen
• Pionierprojekte vom "Vorzimmer" zu aufgabenorientierten Teamlösungen => erste Fixierungen von Poolinglösungen bzw. departmentähnlichen Strukturen in den Zielvereinbarungen der Fachbereiche mit dem Präsidium
Vernetzung
Bundesweit vernetzen sich Sekretär*innen in der Kommissionen Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung (MTV) der Bundeskonferenz der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragkten (bukof e.V.). Hier ist auch das bundesweite Netzwerk der Hochschulsekretariate Fairnetzt Euch! angesiedelt. Nach dem Beispiel der Philipps-Universität wurde in enger Zusammenarbeit mit Engagierten anderer Hochschulen ein Kernfragebogen zu Arbeitsbedingungen in Hochschulsekretariaten entwickelt, der es auch ohne umfangreiche Statistik-Kenntnisse ermöglicht, eine eigene Befragung durchzuführen und auszuwerten.