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Gesetze, Richtlinien, Vorgaben im Zusammenhang mit elektronischer Verwaltung, eAkten und Dokumentenmanagementsystemen
E-Government-Gesetz § 6 (EGovG)
Mit der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes schafft das Land Hessen die rechtliche Grundlage für die weitere Digitalisierung. Das E-Government-Gesetz verpflichtet die Verwaltung unter anderem dazu, einen elektronischen Zugang zu eröffnen. Das E-Government-Gesetz des Bundes legt fest, dass die digitale Akte den Standards der Papierakte entsprechen muss. Dort heißt es in § 6 Elektronische Aktenführung: Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.
Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz - E-GovG) vom 25.07.2013
„Hieraus ergibt sich die Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit), alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit) und diese wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung). Umgekehrt folgt aus dieser Pflicht das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) sowie das Gebot, den Aktenbestand langfristig zu sichern.“
Hessisches Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (Hessisches E-Government-Gesetz – HEGovG)
Gesetz über die elektronische Verwaltung in Hessen (Hessisches E-Government-Gesetz – HEGovG) vom 30.08.2018
Hessisches Datenschutzgesetz HDSG
Das Hessische Datenschutzgesetz ist das Datenschutzgesetz für die öffentliche Verwaltung des Landes Hessen. Es trat 1970 in Kraft und ist damit das erste und älteste formelle Datenschutzgesetz der Welt.
Datenschutzgrundverordnung DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die meisten Verantwortlichen, sowohl private wie öffentliche, EU-weit vereinheitlicht werden.
Siehe u.a. § 19 DSGVO
„Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit, sowie der freie Verkehr dieser Daten sind in einem eigenen Unionsrechtsakt geregelt. Deshalb sollte diese Verordnung auf Verarbeitungstätigkeiten dieser Art keine Anwendung finden. Personenbezogene Daten, die von Behörden nach dieser Verordnung verarbeitet werden, sollten jedoch, wenn sie zu den vorstehenden Zwecken verwendet werden, einem spezifischeren Unionsrechtsakt, nämlich der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) unterliegen. Die Mitgliedstaaten können die zuständigen Behörden im Sinne der Richtlinie (EU) 2016/680 mit Aufgaben betrauen, die nicht zwangsläufig für die Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit, ausgeführt werden, so dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für diese anderen Zwecke insoweit in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fällt, als sie in den Anwendungsbereich des Unionsrechts fällt. In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Behörden für Zwecke, die in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, sollten die Mitgliedstaaten spezifischere Bestimmungen beibehalten oder einführen können, um die Anwendung der Vorschriften dieser Verordnung anzupassen. In den betreffenden Bestimmungen können die Auflagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese zuständigen Behörden für jene anderen Zwecke präziser festgelegt werden, wobei der verfassungsmäßigen, organisatorischen und administrativen Struktur des betreffenden Mitgliedstaats Rechnung zu tragen ist. (…)“
(VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)
Elektronische Signatur
Die eIDAS-Verordnung ist ein EU-Standard, der einheitliche Regelungen für Signaturen und die Bereitstellung von Vertrauensdiensten im EU-Binnenmarkt schaffen soll. Sie ist seit 2016 in Kraft und hat zum Ziel, elektronischen Transaktionen eine ähnliche rechtliche Stellung zu verschaffen wie Transaktionen auf Papier.
Onlinezugangsgesetz OZG
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31. Dezember 2022 alle Verwaltungsleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Ein Klick und alles ist für den Antragsteller erledigt, so die Grundidee. Weitere positive Effekte sind aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beauftragt wurden, auch digital und möglichst medienbruchfrei innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden können.
Anbindung Dokumentenmanagement: Im Rahmen der EGovG-Umsetzungen wird die Führung einer elektronischen Akte gefordert. Dies erfolgt mittels Dokumentenmanagementsystem (DMS). HISinOne wird an solche Systeme zur strukturierten Dokumentenablage angebunden.
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG)
- Onlinezugangsgesetz - OZG
- Das Online-Zugangsgesetz digitale Verwaltung ab 2022
- Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen
Staatsanzeiger für das Land Hessen
Der Staatsanzeiger für das Land Hessen ist seit 1946 das Amtsblatt für die obersten hessischen Landesbehörden.
Rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen
Rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen ist neben speziellen Gesetzen der Erlass zur Aktenfüh-rung in den Dienststellen des Landes Hessen (Aktenführungserlass - AfE vom 14. Dezember 2012)