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Glossar

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Unser Glossar liefert Ihnen grundlegende Informationen zu zentralen Begriffen des Dokumentenmanagements

  • Akte

    Die Akte ist ein mit Metadaten (z. B. Aktenzeichen, Aktentitel, Laufzeit) beschriebenes Schriftgutobjekt innerhalb der elektronischen Aktenführung. Sie gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente hierarchisch vor, von dem diese nicht abweichen dürfen (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 3).

  • Aktenplan

    Der Aktenplan legt die systematische Ordnung der aufzubewahrenden und zu archivierenden Dokumente fest. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche und nachvollziehbare Ordnung der Dokumente. Der Aktenplan ist hierarchisch gegliedert. Jede Gliederungsebene wird als Aktenplanposition bezeichnet. Die Archivierungsklassen sind den Aktenplanpositionen zugeordnet und können dem Aktenplan entnommen werden (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 3).

  • Aktenzeichen

    Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte. Es setzt sich zusammen aus dem Kennzeichen der Aktenplaneinheit, das um Ableitungskennzeichen sowie weitere Ordnungskennzeichen ergänzt sein kann (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 4).

  • Archivierung

    Archivierung bezeichnet die dauerhafte Aufbewahrung der vom zuständigen Archiv als archivwürdig bewerteten Unterlagen nach Abschluss der Aussonderung (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 5).

  • Archivwürdig

    Archivwürdig sind Unterlagen, die einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der Geschichte z. B. der Bundesrepublik Deutschland, eines Bundeslandes oder einer Kommune, die Sicherung der Belange der Bürger oder die Informationsbereitstellung für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung besitzen. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt dem zuständigen staatlichen Archiv (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 5).

  • Aufbewahrung

    Das vollständige Speichern von abschließend bearbeitetem Schriftgut bis zur Aussonderung im Aktenbestand. Es ist dabei vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 6).

  • Aufbewahrungsfrist

    Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in der Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie beginnt mit der zdA-Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Aussonderung.
    Die Aufbewahrungsfrist kann durch Rechts- oder Verwaltungsvorschrift vorgegeben sein. Andernfalls wird sie von der fachlich zuständigen Organisationseinheit im Zusammenwirken mit der Schriftgutverwaltung festgesetzt. Ihre Dauer bestimmt sich allein nach dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 6).

  • Dokument

    Ein Dokument ist die kleinste logische Einheit eines Vorgangs. Dokumente können in physischer oder elektronischer Form erstellt und verwaltet werden (zum Beispiel Papier, Fax, Mikrofilm, E-Mail, Datenbank und andere Dateien). Dokumente, die für eine spätere Rekonstruktion des Geschäftsvorfalls erforderlich sind (aktenrelevante Dokumente), sind Akten oder Vorgängen zuzuordnen. Generell gilt es Redundanzen zu vermeiden (Hessisches Landesarchiv, Competence Center Records Management, 2022, S.4)

  • Fallakten

    Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich häufig nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens d er Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren z.B. Bußgeld, Sozialhilfe (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 14).

  • Hybridakte

    Hybridakten sind Akten, bei denen ein Teil der Akte in elektronischer Form und ein anderer Teil in Papierform vorgehalten werden. Hybridakten dürfen gebildet werden, wenn aus rechtlichen oder technischen Gründen oder zu Beweiszwecken auf Papierdokumente nicht verzichtet werden kann. Gegenseitige Verweise dienen hierbei dem Grundsatz der Vollständigkeit (Hessisches Landesarchiv, Competence Center Records Management, 2022, S.4).

  • Sachakte

    Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zum Bau eines Flughafens, zur Überarbeitung des Aktenplans. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse, beispielsweise in Ministerialverwaltungen (Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat, 2018, S. 20).

  • Vorgang

    Ein Vorgang ist eine Zusammenstellung von Dokumenten als Teileinheit innerhalb einer Akte, die in einem zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang stehen (Hessisches Landesarchiv, Competence Center Records Management, 2022, S.4).

  • Quellenverzeichnis

    Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat. (2018, Juni). Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit. https://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/glossar_e_verwaltung.pdf?__blob=publicationFile&v=1

    Hessisches Landesarchiv, Competence Center Records Management. (2022, Januar). Muster-Aktenordnung. https://landesarchiv.hessen.de/sites/landesarchiv.hessen.de/files/2022-11/muster-aktenordnung.pdf