Projekt - Digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung

Über das Projekt

Das Projekt Digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung wird über den Hessischen Digitalpakt Hochschulen (HDPH) vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst gefördert. Es ist ein integriertes Projekt, welches darauf abzielt Lösungen für alle hessischen Hochschulen zu entwickeln, übergeordnete (Infrastruktur-) Maßnahmen voranzutreiben und dabei Synergien zu schaffen. Eine koordinierende Hochschule (Gesamtkoordination) übernimmt die Aufgabe eines Kompetenzzentrums, indem sie den Austausch von Erfahrungen, Konzepten und Templates organisiert und zur Verfügung stellt. 

An dem hessenweiten Verbundprojekt beteiligen sich mehrere Universitäten und Hochschulen unter der Gesamtkoordination der Universität Kassel. An den jeweiligen Hochschulen sorgt eine Projektkoordination für die Umsetzung nach den spezifischen Bedürfnissen der Hochschule. Vertreterinnen und Vertreter der Hochschulen treffen sich in regelmäßigen Abständen, um sich über die gemeinsamen Aktivitäten und Ziele abzustimmen. 

Projektziel

Die Philipps-Universität Marburg beabsichtigt die Implementierung eines „Enterprise-Content-Management/ Dokumentenmanagement-System“ (ECM/DMS), um alle zentralen und fachbereichsübergreifenden Verwaltungsprozesse sowie die Aktenführung elektronisch in geeigneter Form abzubilden. Die angestrebte Lösung wird bewusst als ECM/DMS verstanden, da nicht das Management von Dokumenten allein, sondern von prozessunterstützenden digitalen Informationen im Ganzen das Ziel des Projektes darstellt. Die Abbildung von Formularen, Workflows, Genehmigungsprozessen etc. ist Kernfunktion der geforderten Lösung und wesentlicher Teil des Projektes zur Einführung eines ECM/DMS.

Hierbei soll die Dokumentenmanagement-Lösung die üblichen Funktionen des Dokumenten-Lebenszyklus abdecken (Erstellen/Erfassen - Bearbeiten/Versionieren/Freigeben - Verwalten (Aktenführung/Metadaten) – Verteilen – Ablage/E-Akte/ Revisionssichere Langzeitspeicherung – Recherchieren). Zusätzlich ist das Ziel, mit der Dokumentenmanagement-Lösung die bisherigen papierbasierten oder teildigitalisierten Arbeitsabläufe durch digitale Arbeitsabläufe abzulösen bzw. zu optimieren (Workflow-Komponente - formular-, dokumenten- und prozessorientiertes Workflowmanagementsystem). Neben der Integration des ECM/DMS in die vorhandenen Fachverfahren soll eine geeignete Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die allgemeine Anwendungs- und Systemlandschaft in dem Projekt berücksichtigt werden. Dokumente und Informationen sollen den Mitarbeitenden aktuell, vollständig und kontextbezogen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Die Nutzung der ECM/DMS Lösung muss weitgehend barrierefrei möglich sein.