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Agilität fängt bei uns an: Die User-Stories des Projektes
Als Digitalisierungsbüros wenden wir die Methoden, die wir in den Hochschulen ausrollen, aktiv an. Zum einen, um diese auf ihre Anwendbarkeit im Hochschulkontext zu prüfen und zum anderen, um unsere Vorbildfunktion zu leben. So war es für uns selbstverständlich, unsere Ziele und Arbeitspakete mit der agilen Methode „User Story“ zu erarbeiten bzw. den Projektumfang zu konkretisieren. Unsere User Stories können Sie unten in der Tabelle einsehen.
Gut zu wissen
Was ist eine User Story?
Eine User Story ist eine einfache, beschreibende Erzählung, die ein Ziel oder eine Anforderung aus der Sicht eines Benutzers darstellt. Sie wird oft in Softwareentwicklungsprojekten verwendet, insbesondere in agilen Methoden, um die Bedürfnisse und Anforderungen der Endnutzer zu verstehen und zu dokumentieren. Eine User Story hilft dem Entwicklungsteam, sich auf den Mehrwert für den Benutzer zu konzentrieren und sorgt für eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Die dazugehörige technische Lösung konzipiert anschließend das Entwicklerteam
Wie sollte eine User Story formuliert sein?
Eine User Story sollte einfach und leicht verständlich sein. Das gelingt mit einfachen Satzkonstruktionen: Subjekt, Verb, Objekt. Mehrdeutige Begriffe gehören nicht in eine User Story. Die User Story soll sich auch auf das Wesentliche konzentrieren. Die Formulierung der User Story wird nach folgendem Muster empfohlen:
Stand November 2022 des Verbundes der Digitalisierungsbüros
| Als... (Nutzer) | möchte ich... (Aktion) | damit... (zu erreichendes Ziel) |
| Projektteam | Unterstützung in Form von Wissen, Tools und Techniken erhalten | unsere Arbeit im Projekt schlank und effizient gestaltet werden kann. |
| Projektteam | wir Beratung über Prozesse und Handlungsalternativen | die Teamarbeit effizient und zielgerichtet ausgerichtet wird. |
| Projektteam (Mitglied) | ich Wissen und Kenntnisse im Projektmanagement erlangen | ich meine Kompetenzen erweitere. |
| Projektsponsor | ich einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts/der Projekte erhalten | ein gutes Gefühl bekomme, dass das Projekt/die Projekte gut läuft/laufen und um aussagekräftig berichten zu können (falls benötigt). |
| Projektsponsor | ich Projekt-Ideen mit dem PMO besprechen | ich den Umfang und die Möglichkeiten der Unterstützung durch das PMO erfahre. |
| Projektsponsor | ich eine Beratungsstelle kontaktieren können | ich Unterstützung vom PMO bei der Erstellung des Projekt Charter bekomme. |
| Projektsponsor | ich eine Beratungsstelle kontaktieren können | ich Fragen und Anliegen rund um die Projektbudgetierung klären kann. |
| Projektsponsor | ich eine Beratungsstelle kontaktieren können | ich Unterstützung bei der Risikobewertung erhalte. |
| Projektleiter | ich Projektmanagement-Fragen gezielt und schnell stellen und klären können | ich mein Projekt schlank und erfolgreich durchführen kann. |
| Projektleiter | ich das PMO kontaktieren können | ich Unterstützung bei der Erstellung des Team Charter bekomme. |
| Projektleiter | ich professionelle und schnelle Hilfestellung im Projektmanagement erhalten | ich mein Projekt schlank, effizient und erfolgreich durchführen kann. |
| Projektleiter | ich Wissen und Kenntnisse im Projektmanagement erlangen | ich Projekte effizienter planen und durchführen kann. |
| Projektleiter | ich Beratung durch das PMO erhalten | ich die strategische Relevanz des Projektes zur Herbeiführung einer Priorisierungsentscheidung ermitteln kann. |
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Personalrat |
ich Informationen durch das PMO gewinnen | ich einen Einblick in die Bedürfnisse und das Mindset der Mitarbeitenden bzgl. der Digitalen Transformation erhalte. |
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Personalrat |
ich bei Projekten eingebunden werden | ich Handlungsbedarfe ermitteln kann. |
| Personalentwicklung | ich einen Austausch mit dem PMO pflegen | ich eine Rückmeldung über die Skills und das Mindset der Angestellten erhalte. |
| Personalentwicklung | ich einen Austausch mit dem PMO pflegen | ich die Bedarfe der Angestellten und Führungskräfte bzgl. Weiterbildung der digitalen Kompetenzen ermitteln kann. |
| Externer Berater | ich einen zuverlässigen und "lukrativen" Kunden beliefern | ich monetäre Sicherheit habe. |
| Externer Dienstleister | ich einen Rahmenvertrag mit der UMR bzw. eine langfristige Kooperation mit dem PMO | ich Planungssicherheit für mein Unternehmen herzustelle. |
| CIO Gremium | ich einen Überblick über das aktuelle Projektportfolio haben | ich bestimmte Risiken rechtzeitig erkennen kann. |
| CIO Gremium | ich Informationen über Projektanträge und das Projektbacklog erhalten | ich einschätzen kann, welche Auswirkungen (z.B. Synergien, Veränderungen IT-Architektur etc.) sich daraus auf [HRZ, IT-Sicherheit...] ergeben. |
| CIO Gremium | ich eine Vorstellung über zukünftige Projekte erhalten | ich entscheiden kann, ob ein Projekt in das Projektportfolio aufgenommen wird. |
| Präsidium | ich ein professionelles Projektmangementbüro | ich bei der Umsetzung der strategischen Ziele auf Projektebene die notwendige Unterstützung erhalte. |
| IT-Architekt | Projektinitiativen mitbekommen und rechtzeitig einspringen können, wenn neue Projekte initiiert werden wollen / sollen, die nicht zur langfristigen Perspektive der Uni passen | ich strategisch priorisieren und das Gesamtkonzept der digitalen Systemlandschaft Nutzerorientiert ausrichten kann und Projekte die nicht dazu passen ggf. verhindern kann. |
| Qualitätsmanager | mit dem PMO einen regelmäßigen Austausch über Prozess- und Projektmanagement | ich die Projekt und Prozesslandschaft der Hochschule verbessere. |
| Qualitätsmanager | ich Informationen vom PMO zu Projekten bekommen | ich Prozesse verbessern kann und ein Überblick über alle Projekte bekomme. |
| CISO | dass das PMO gegenüber der Hochschulleitung und den Ministerien berichtet | sich eine einheitliche und zuordenbare Schnittstelle bilde. |
| CIO | dass das PMO beim Projektantragsprozess unterstützt | ich nur genehmigte Projekte durchführe und Wildwuchs verschwindet. |
