Forschungsinfor­mationssysteme

Ein Forschungsinformationssystem (FIS) ist eine webbasierte Datenbankanwendung, die Informationen zu Forschungsaktivitäten einer Hochschule oder Forschungseinrichtung mit Kontextinformationen zu den Forschungsprozessen und Forschungsergebnissen zusammenführt. Dies sind beispielsweise Metainformationen über:

• Forschungsprojekte
• Publikationen und Patente
• Promotionen und Habilitationen
• Preise und Auszeichnungen
• Forschungsschwerpunkte und Kooperationen
• Gremientätigkeiten

Im FIS sollen diese Daten unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen miteinander verknüpft und über entprechende Workflows kontinuierlich aktualisiert werden – zum einen von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, zum anderen von Mitgliedern der Hochschuladministration, die mit Verwaltungsabläufen im Bereich des Forschungsmanagements betraut sind. Dadurch entsteht eine zentrale Dateninfrastruktur innerhalb der Hochschule, die viele einzelne Informationsquellen und Verwaltungsabläufe im Bereich Forschungsmanagement miteinander verwebt. Grundlagen hierzu wurden an den Hessischen Hochschulen im Hessischen Verbund für Forschungsinformationssysteme (HeFIS) entwickelt.

Die Datenerhaltung wird damit nachhaltiger und effizienter.

Durch die Integration verschiedener Informationen in einem System können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie die Forschungsadministrationen schneller auf die Daten zugreifen, die sie betreffen bzw. die sie zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Sie werden entlastet durch eine einmalige Erfassung bei mehrfacher Nutzung innerhalb der Universitätsverwaltung, bspw. durch:

• ein vereinfachtes Berichtswesen (z.B. Selbstberichte, Akkreditierungsverfahren, Antragstellungen),
• einfache Einbindung von Publikations- und Projektlisten auf persönlichen und institutionellen Websites,
• automatische Erstellung eines Lebenslaufs aus Daten im FIS,
• Dublettenprüfung bei der Erfassung von Datensätzen,
• Erstellung und automatische Befüllung eines „Forschungsportals“ für die jeweilige Hochschule mit ausgewählten Daten aus dem FIS (als Informationsquelle für Fördereinrichtungen, Medien, die (Fach-)Öffentlichkeit, Wirtschaft sowie Politik).

Ein solches integriertes System ist also nicht nur Informationslieferant, sondern zugleich ein Arbeitswerkzeug, das zur langfristigen Arbeitserleichterung führt. Für die Forschungsadministration ergeben sich ebenfalls Synergie-Effekte:

• Transparenz hochschulinterner Arbeitsabläufe und Antragsverfahren
• standardisierte und nachhaltige Dokumentation der vielfältigen Forschungsaktivitäten und -ergebnisse
• einfache Erstellung notwendiger forschungsbezogener Berichte (Berichtpflicht der Hochschulen nach Hessischem Hochschulgesetz §12)

Wer wird hochschulintern mit dem FIS arbeiten?

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können die Daten einsehen, die ihre eigenen Forschungsprojekte, Publikationen usw. betreffen; Administrative Mitarbeitende mit verschiedenen Verwaltungsaufgaben oder Miglieder der Hochschulleitung können die für ihre jeweilige Aufgabe relevanten Daten einsehen. Hierunter fallen zum Beispiel:

• die Universitätsleitung und die Leitung des entsprechenden Fachbereichs
• Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bibliotheken der Hochschule
• Transferstellen

Einführung des FIS durch das Mitwirken vieler Akteure

Für die produktive Nutzung eines leistungsfähigen Forschungs­informations­systems muss dieses kontinuierlich an die individuellen  Bedarfe der Hochschulen angepasst werden. Diese anspruchs­volle Aufgabe kann nur in Zusammenarbeit mit allen Anwendergruppen gelingen. Die Projekt­leitungen an den am HeOSP-Projekt beteiligten Hochschulen laden daher Vertreter­innen und Vertreter aus Forschung, Fachbereichs- und Wissenschafts­management, Bibliothek, Hochschul­rechen­zentrum und zentraler Verwaltung zur Mitwirkung ein. Lokale sowie hessische Daten­schutz­beauftragte, Personal- und Schwer­behinderten­vertretung begleiten und beraten das Projekt­team bereits von Beginn an.

Softwarelösungen für Forschungsinformationssysteme (FIS)

Neben Eigenentwicklungen und auf Open-Source-Software basierenden Lösungen kommen spezialisierte Softwarelösungen für integrierte Forschungsinformationssysteme zum Einsatz. Die Hochschulen des HeOSP-Projektes nutzen beispielsweise die Produkte "Converis" von Clarivate Analytics und "HISinONE-RES" der HIS eG. Diese werden unter Beteiligung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Fachexpertinnen und -experten aus Bibliotheken, Rechenzentren und dem Wissenschaftsmanagement entwickelt. Converis basiert auf dem europaweit anerkannten und inzwischen weltweit genutzten Standarddatenmodell Common European Research Information Format (CERIF). Beide Systeme berücksichtigen den inzwischen etablierten Standard für Forschungsdaten, den Kerndatensatz Forschung (KDSF).