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Gültigkeit des zentralen Benutzerkontos (Uni-Account)

Uni-Accounts werden in der Regel befristet vergeben und müssen regelmäßig verlängert werden:

  • Die Befristung des Uni-Accounts ist gemäß § 37 HessHG (2021) an die Zugehörigkeit zur Philipps-Universität (oder einer verbundenen Einrichtung) geknüpft, vgl. Häufig gestellte Fragen.
  • In vielen Fällen erfolgt die Verlängerung automatisch, z.B. bei Studierenden durch Rückmeldung, oder bei Tarifbeschäftigten und Beamten durch Vertragsverlängerung.
  • Liegen dem HRZ keine elektronischen Vertragsdaten vor, ist eine Verlängerung nur auf schriftlichen Antrag möglich (für maximal ein Jahr bzw. zwei Semester im Voraus), siehe Antragsverfahren.

Unter Tipps zur Stilllegung finden Sie hilfreiche Informationen, die Ihnen den Abschied von Ihrem Uni-Account erleichtern können, wenn Sie die Universität (oder verbundene Einrichtung) verlassen.

Es wird zwischen dem offiziellen Ablaufdatum, Sperrdatum und Löschdatum unterschieden:

Benutzergruppe Offizielles Ablaufdatum Sperrung Passwort Löschung Account Löschung Datensicherung
Studierende Semesterende
(31.03./30.09.)		 nach 2 Wochen nach 3 Monaten nach 6 Monaten*
Schüler/innen Semesterende
(31.03./30.09.)		 nach 2 Wochen nach 3 Monaten nach 6 Monaten*
Gasthörer/innen Semesterende
(31.03./30.09.)		 nach 6 Wochen nach 3 Monaten nach 6 Monaten*
Zertifikatskurs-Teilnehmer/innen Semesterende
(31.03./30.09.)		 nach 2 Wochen nach 3 Monaten nach 6 Monaten*
Archivschüler/innen,
ILIAS-Kursteilnehmer/innen,
Wohnheimsbewohner/innen		 Semesterende
(31.03./30.09.)		 nach 2 Wochen nach 3 Monaten nach 6 Monaten*
Beamte, Tarifbeschäftigte,
apl. Professoren/-innen,
Honorarprofessoren/-innen,
Privatdozenten/-innen,
Habilitanden/-innen,
Lehrbeauftragte,
Gastwissenschaftler/innen,
Stipendiaten/-innen,
Praktikanten/-innen,
Gästehaus-Bewohner/innen,
extern Tätige/Gäste		 Ende des
Vertrags bzw.
Beschäftigungs-
verhältnisses		 nach 1 Monat nach 6 Monaten nach 9 Monaten
Doktoranden/-innen vorläufig bis 01.12.
(in Marvin ab Oktober verlängerbar),
bzw. Abbruch- oder
Disputations-Termin		 nach 1 Monat nach 6 Monaten nach 9 Monaten
gewöhnliche
Funktions-Konten		 vom Antragsteller
festgelegt		 nach 1 Monat nach 6 Monaten nach 9 Monaten
selbstverwaltete
Funktions-Konten		 vom Verwalter
festgelegt		 am Folgetag nach 6 Monaten nach 9 Monaten
anonyme
Gäste-Konten		 vom Antragsteller
festgelegt		 am Folgetag am Folgetag keine Sicherung

*Die Daten im Home-Laufwerk H: werden bei Students-Accounts nach der Account-Löschung nicht gesichert.

Eine vor der Account-Sperrung eingerichtete E-Mail-Weiterleitung bleibt bis zur Account-Löschung bestehen.

  • Details zur Gültigkeit

    Studierende, Zertifikatskurs-Teilnehmer/innen, Gasthörer/innen (Students-Account):

    Die Gültigkeit des Studierenden-Kontos endet offiziell jeweils am Semesterende:

    • Wintersemester: 31. März
    • Sommersemester: 30. September

    In der Regel wird eine Kulanzfrist von 2 Wochen (bei Gasthörer/innen 6 Wochen) bis zur Sperrung des Students-Accounts gewährt, damit Sie Ihre Daten sichern können (siehe Abschnitt „Sperrung“ weiter unten). Das aktuelle Ablaufdatum erhalten Sie unter Webformular zur Kenndaten-Abfrage (Studierenden-Konto).

    Mitarbeiter/innen (Staff-Account):

    Die Gültigkeit des Mitarbeiter-Kontos endet offiziell mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses (bzw. mit dem im Antragsformular genannten Befristungsdatum).

    In der Regel wird eine Kulanzfrist von 1 Monat bis zur Sperrung des Staff-Accounts gewährt, damit Sie Ihre Daten sichern können (siehe Abschnitt „Sperrung“ weiter unten). Das aktuelle Ablaufdatum erhalten Sie unter Webformular zur Kenndaten-Abfrage (Mitarbeiter-Konto).

  • Details zur Verlängerung

    Studierende:

    Der Students-Account wird durch die rechtzeitige Rückmeldung beim Studierendensekretariat innerhalb weniger Tage automatisch für das folgende Semester verlängert.

    Zertifikatskurs-Teilnehmer/innen:

    Ihr Benutzerkonto wird zu Semesterbeginn (Anfang April / Anfang Oktober) vom Team Ihres Zertifikatskurses verlängert, sofern Sie die Teilnahme noch nicht abgebrochen haben.

    Gasthörer/innen:

    Sie bewerben sich erneut als Gasthörer (bis Ende April / Ende Oktober), wenige Tage später wird Ihr Benutzerkonto automatisch verlängert.

    Tarifbeschäftigte und Beamte:

    Der persönliche Staff-Account wird vom HRZ im Falle einer Vertragsverlängerung innerhalb weniger Tage automatisch verlängert (nach Eingang der elektronischen Personalmeldung).

    Unbefristet Beschäftigte müssen ihren Staff-Account zudem jährlich per Webformular beim HRZ verlängern und somit bestätigen, dass der Account noch verwendet wird. Das HRZ benötigt diesen Vorgang als Lebenszeichen, da insbesondere für die emeritierten und pensionierten Professor/innen gemäß § 37 HessHG (2021) der Account lebenslänglich bereitgestellt wird:

    Webformular zur Verlängerung des Mitarbeiter-Kontos

    Landesbedienstete UKGM Standort Marburg:

    Der persönliche Staff-Account wird vom HRZ im Falle einer Vertragsverlängerung innerhalb weniger Tage nach dem nächsten Monatsbeginn automatisch verlängert (nach Eingang der monatlichen elektronischen Personalliste).

    Externe Lehrende am Fachbereich Medizin:

    Die Verlängerung wird jährlich im Dezember/Januar bzw. semesterweise im März/April oder September/Oktober vom Dekanat vorgenommen, siehe externe Lehrende am Fachbereich Medizin.

    Alle anderen Benutzergruppen:

    Ihre Daten werden noch nicht zentral erfasst und verarbeitet, bitte stellen Sie einen schriftlichen Verlängerungsantrag (siehe Antragsverfahren).

  • Details zur Sperrung

    Studierende, Zertifikatskurs-Teilnehmer/innen, Gasthörer/innen (Students-Account):

    • Bei Exmatrikulation oder versäumter Rückmeldung wird der Students-Account 2 Wochen nach Semesterende (bei Gasthörern/-innen nach 6 Wochen) durch Abänderung des Passwortes gesperrt.
    • Bei Rücktritt von der Einschreibung (innerhalb der ersten Semesterhälfte) erfolgt die Sperrung bereits 2 Wochen nach dem Rücktritt.
    • Gäste-Konten für Tagungen werden unmittelbar nach Ende der Tagung gesperrt.

    Ab vier Wochen vor der Sperrung (bzw. kurz nach dem Rücktritt) erhalten Sie jeweils wöchentlich eine E-Mail-Benachrichtigung, die Sie über die bevorstehende Sperrung informiert.

    Solange Ihr Students-Account noch nicht gesperrt ist, können Sie eine Umleitung Ihrer E-Mails selbst einrichten. Die Umleitungen sind auch bei einem gesperrten Students-Account wirksam, so dass Ihnen Ihre E-Mails bis zur Account-Löschung nachgeschickt werden.

    Mitarbeiter/innen (Staff-Account):

    • Ein nicht verlängerter Staff-Account wird 1 Monat nach dem offiziellen Ablaufdatum gesperrt (durch Ändern des Passworts, Löschung der Berechtigung für SSH-Logins, Löschung der Files .rhosts, .shosts und authorized_keys).
    • Funktions-Konten mit aktivierter Selbstverwaltung werden tagesgenau gesperrt.

    Ab vier Wochen vor der Sperrung erhalten Sie jeweils wöchentlich eine E-Mail-Benachrichtigung, die Sie über die bevorstehende Sperrung informiert.

    Solange Ihr Staff-Account noch nicht gesperrt ist, können Sie eine Umleitung Ihrer E-Mails selbst einrichten. Die Umleitungen sind auch bei einem gesperrten Staff-Account wirksam, so dass Ihnen Ihre E-Mails bis zur Account-Löschung nachgeschickt werden.

  • Details zur Löschung

    Studierende, Zertifikatskurs-Teilnehmer/innen, Gasthörer/innen (Students-Account):

    Ein nicht verlängerter (bereits gesperrter) Students-Account wird 3 Monate nach Semesterende gelöscht. Nach der Löschung findet auch keine E-Mail-Weiterleitung an eine externe E-Mailadresse mehr statt.

    Das E-Mail-Postfach sowie das ILIAS-Profil bleiben nach der Löschung noch 3 Monate gespeichert und werden im Falle einer Wiedereinschreibung in diesem Zeitraum wiederhergestellt.

    Mitarbeiter/innen (Staff-Account):

    Ein nicht verlängerter (bereits gesperrter) Staff-Account wird 6 Monate nach dem offiziellen Ablaufdatum gelöscht. Nach der Löschung findet auch keine E-Mail-Weiterleitung an eine externe E-Mailadresse mehr statt.

    Das E-Mail-Postfach, die Dateien im Home-Laufwerk H: sowie das ILIAS-Profil bleiben nach der Löschung noch 3 Monate gespeichert und werden im Falle einer Neubeantragung des Accounts in diesem Zeitraum wiederhergestellt.

    Falls ein/e Mitarbeiter/in die Universität vorzeitig verlässt, kann die Löschung des Staff-Accounts direkt beantragt werden (hierbei ist eine E-Mail-Weiterleitung für maximal 1 Jahr möglich):

    Benutzungsabschluss (Löschung) deutsch – PDF-Formular
    Benutzungsabschluss (Löschung) englisch – PDF-Formular